Quản trị là quá trình hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm soát các tổ chức, con người và tài nguyên một cách hiệu quả đối với các mục tiêu chung. Chức năng của quản trị viên có thể được hiểu là các hoạt động riêng biệt, để ảnh hưởng đến lĩnh vực kinh doanh trong doanh nghiệp.
Lý thuyết quản lý hiện đại phân loại 4 chức năng của quản trị viên bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát.
Chức năng lập kế hoạch
Chức năng đầu tiên của quản trị viên là lập kế hoạch. Chức năng này bao gồm một kế hoạch cụ thể, phác thảo lộ trình mà một tổ chức phải tuân theo để đạt được một mục tiêu chung.
Chức năng lập kế hoạch đòi hỏi các quản trị viên phải hình dung định hướng trong tương lai của doanh nghiệp, thiết lập các mục tiêu trung gian và các bước cần thiết để đạt được chúng. Ngoài ra, các quản trị viên cũng cần dự đoán các tình huống bất ngờ có thể xảy ra, để xác định và phát triển kế hoạch dự phòng, đảm bảo rằng hoạt động của tổ chức không bị trì hoãn nếu xảy ra sự cố. Các quản trị viên cũng tham gia vào các cuộc thi ngắn hạn và dài hạn.
Chức năng lập kế hoạch của ban quản lý với các vai trò chính như:
- Đánh giá tình hình của tổ chức, các nguồn lực như tài trợ, nhân sự, vật liệu, …
- Xác định các mục tiêu trong quá trình hoạt động của tổ chức như tăng lợi nhuận, số lượng nhân viên và doanh thu.
- Xây dựng kế hoạch, lộ trình và các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định.
Chức năng lập kế hoạch giúp các thành viên của tổ chức biết các mục tiêu của tổ chức cũng như mục đích mà họ sẽ nhắm đến. Điều này cũng hỗ trợ các quản trị viên phân bổ nguồn nhân lực một cách thích hợp và hiệu quả.
Có thể thấy rằng chức năng lập kế hoạch đóng một vai trò lớn trong việc xác định định hướng phát triển và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Một thiết bị quản lý lập kế hoạch hiệu quả là rất cần thiết cho bất kỳ phần nào của doanh nghiệp, cho dù đó là nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân.
Ví dụ, một doanh nghiệp mới, quản trị viên sẽ lên kế hoạch bảo hiểm thương hiệu trên thị trường, tiếp cận khách hàng với các chương trình khuyến mãi. Và một doanh nghiệp có chỗ đứng trên thị trường, quản trị viên sẽ phát triển kế hoạch tăng doanh thu và lợi nhuận.
Với 2 định hướng khác nhau, kế hoạch kinh doanh cũng khác nhau, nếu doanh nghiệp mới ra mắt các chương trình khuyến mãi và quà tặng, doanh nghiệp có một thương hiệu sẽ ra mắt các sản phẩm mới.
Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức của quản trị viên có liên quan đến việc xác định các nhiệm vụ được thực hiện và gán cho các cá nhân hoặc bộ phận và bộ phận. Mục đích của chức năng này là để đạt được hiệu quả trong việc điều phối tất cả các yếu tố trong tổ chức. Quản trị viên cần có vai trò:
- Xây dựng một môi trường nội bộ lành mạnh trong công ty để thực hiện mục tiêu đúng hạn và đạt được hiệu quả cao.
- Xây dựng mô hình quản trị kinh doanh, cơ cấu tổ chức nghiêm ngặt, đồng thời trao quyền cho các bộ phận và cá nhân phù hợp với năng lực và nhiệm vụ chuyên môn của công việc.
- Truyền đạt rõ ràng các thông tin, chỉ thị hoặc đơn đặt hàng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả và phản hồi nhanh chóng.
Nếu chức năng lập kế hoạch có liên quan đến các mục tiêu hoạt động, chức năng tổ chức có liên quan đến các yếu tố con người. Do đó, tổ chức này là một trong bốn chức năng quan trọng của quản trị viên để đảm bảo cấu trúc tổ chức nghiêm ngặt, phát triển cũng như sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp.
Theo quy tắc Pareto, chỉ khoảng 20% nhân sự tại nơi làm việc có thể tạo ra tới 80% kết quả, trong khi 20% sự cố có thể đến từ 80% nhân viên còn lại. Do đó, có thể thấy rằng một quản trị viên thực hiện chức năng tổ chức yếu, nhiều lỗi khi gán nhân sự, tất cả các công việc sẽ không tối ưu.
Chức năng phối hợp, chuyển nhượng
Chức năng phối hợp và gán các yêu cầu của quản trị viên để lấp đầy việc thiếu các vị trí công việc với trình độ và thái độ tốt. Chức năng này cũng hướng dẫn, tạo ra động lực, truyền cảm hứng cho nhân viên thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Quản trị viên đóng một vai trò trong việc xác định nhu cầu của nhân sự, tuyển dụng và sàng lọc các ứng cử viên, đào tạo nhân viên các kỹ năng cần thiết, thực hiện chính sách việc làm, bổ ích và giữ chân tài năng.
Chức năng phối hợp sẽ giúp điều phối công việc nhịp nhàng giữa các phần và cùng một mục tiêu. Trong số 4 chức năng của quản trị viên, chỉ khi chức năng phối hợp được tiến hành một cách hiệu quả, các chức năng còn lại có ý nghĩa.
Ví dụ, một doanh nghiệp phát triển một kế hoạch khởi động một sản phẩm mới ra thị trường, các nhà quản lý đối xử với người đứng đầu cho các cá nhân và các bộ phận phù hợp như tiếp thị, bán hàng, … Tiếp theo, chức năng phối hợp sẽ đóng một vai trò trong việc thúc giục, hỗ trợ và hướng dẫn lực lượng lao động làm việc cùng nhau, đưa ra ý tưởng sáng tạo. Mục tiêu là mang các sản phẩm rộng rãi cho khách hàng, mang lại doanh thu tốt cho các doanh nghiệp.
Chức năng kiểm soát
Chức năng cuối cùng của 4 chức năng của quản trị viên là điều khiển. Kiểm soát có nghĩa là đánh giá chất lượng trong các lĩnh vực kinh doanh và phát hiện các sai lệch so với kế hoạch tổng thể hoặc mục tiêu chung của tổ chức.
Kiểm soát để đảm bảo hiệu suất và kết quả làm việc tối ưu hơn nhưng vẫn duy trì môi trường làm việc nghiêm ngặt và ít lỗi hơn. Tùy thuộc vào mục đích của công việc, quản trị viên sẽ thực hiện dưới các hình thức khác nhau:
- Kiểm soát rủi ro: Ước tính các lỗi hoặc tình huống không mong muốn có thể xảy ra trong quá trình hoạt động, đồng thời thực hiện các biện pháp phòng ngừa và giải quyết trước khi phát sinh. Ví dụ, một doanh nghiệp khởi động một sản phẩm mới ra thị trường, quản trị viên cần dự đoán các khả năng có thể xảy ra, khách hàng có thể đánh giá và trả lời sản phẩm và lên kế hoạch giải thích hoặc xử lý vấn đề.
- Kiểm soát đồng thời: Chức năng này được thực hiện song song trong quá trình làm việc, các thành viên của tổ chức dễ dàng nhận ra những trở ngại và khó khăn trong quá trình làm việc. Do đó, các doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh để tránh các lỗi phát sinh và ảnh hưởng đến lộ trình và hệ thống, đảm bảo rằng tất cả chúng đều nhắm vào các mục tiêu đã đặt ra.
- Phản hồi kiểm soát: Đây là quá trình công nhận và đánh giá lại các kế hoạch sau khi hoàn thành, xem liệu mục tiêu có đạt được ban đầu hay không. Kiểm soát phản hồi cũng là cơ sở để quản trị viên rút kinh nghiệm cho các kế hoạch và hoạt động tiếp theo.
4 chức năng của quản trị viên sẽ giúp các nguồn lực hợp lý, thiết lập một hệ thống tổ chức nghiêm ngặt, tạo ra một môi trường khuyến khích nhân viên làm việc với tiềm năng tối đa của họ. Đồng thời, phát triển một lộ trình rõ ràng cho mục tiêu chung, có các kế hoạch dự phòng cho các vấn đề phát sinh và rút ra các bài học để thực hiện các kế hoạch tiếp theo.
Giáo sư Nguyễn Lân Dũng là nhà khoa học hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực vi sinh vật học (wiki), với hơn nửa thế kỷ cống hiến cho giáo dục và nghiên cứu. Ông là con trai Nhà giáo Nhân dân Nguyễn Lân, thuộc gia đình nổi tiếng hiếu học. Giáo sư giữ nhiều vai trò quan trọng như Chủ tịch Hội các ngành Sinh học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội và đã được phong tặng danh hiệu Nhà giáo Nhân dân năm 2010.