Cách Viết Email Tiếng Anh Chi Tiết Và Chuyên Nghiệp Nhất

Viết email tiếng anh chuyên nghiệp đòi hỏi sự tinh tế và am hiểu về văn hóa giao tiếp. Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu để nâng cao kỹ năng viết email tiếng Anh, hãy đọc hết bài viết này! LVT Education sẽ chia sẻ cho bạn cách để viết một email tiếng anh hoàn chỉnh, hiệu quả và chuyên nghiệp. Từ việc lựa chọn tiêu đề phù hợp, sử dụng ngôn ngữ lịch sự và trang trọng, cho đến một số lưu ý trong quá trình viết email tiếng anh. Cùng đọc bài viết và lưu lại để “thực chiến ngay nhé!

Cấu trúc cơ bản khi viết Email tiếng Anh

Subject line	This should be short and give some specific information about the contents of your message(Phần này phải ngắn gọn và cung cấp một số thông tin cụ thể về nội dung tin nhắn của bạn)
Salutation	The salutation can be formal or informal, depending on how well you know the person you are writing to.(Lời chào trang trọng hoặc không trang trọng, tùy thuộc vào mức độ bạn biết rõ về người mà bạn đang viết thư)
Body	This is used to explain why you are writing. (Nội dung trình bày lí do tại sao bạn viết email)
Conclusion	This is where you tell the reader what kind of response, if any, you expect.(Cho người đọc biết bạn mong đợi loại phản hồi nào, nếu có)
Close	It is generally composed of a word or short phrase followed by your name and professional signature(Thường bao gồm một từ hoặc cụm từ ngắn theo sau là tên của bạn và chữ ký chuyên nghiệp)

Tham khảo thêm: Viết email báo giá tiếng Anh chuyên nghiệp với 5 bước đơn giản

Mẫu câu viết email tiếng anh công việc cần thiết

1/Salutation (Lời chào)	– Dear Mr, Ms, Mrs + [Tên người nhận]– Dear Sir/Madam– Dear + [Tên người nhận]: Ít trang trọng hơn/bạn đã từng liên hệ người này trước đây– Hi/Hello + [Tên người nhận]: Không trang trọng, thường được sử dụng với đồng nghiệp mà bạn thường làm việc cùng. Ở Mỹ và Anh đôi khi cũng được sử dụng ở lần tiếp xúc đầu tiên)
2/ Opening sentence(Câu mở đầu)	– I’m writing to …: Tôi viết thư này để…: Thể hiện lý do tại sao bạn viết email– Just a quick note to…Một lưu ý nhanh để nói về…: Các viết này ít trang trọng hơn
3/Conclusion(Câu kết cuối email)	– My email is open 24/7, so let me know if you need anything at all: Email của tôi mở 24/7, vì vậy hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất cứ điều gì– If you need additional information on the + [Tên Dự án] Citro Project, please let me know: Nếu cần thêm thông tin Dự án, vui lòng cho tôi biết– We look forward to + your approval/receiving your reply: Chúng tôi rất mong chờ sự chấp thuận của bạn/ hồi âm của bạn– We look forward to an early reply from you on this: Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi sớm từ bạn về vấn đề này– As always, we thank you for doing business with us: Như mọi khi, cảm ơn bạn vì đã làm việc cùng chúng tôi– We await your favorable reply: Tôi mong nhận được phản hồi tích cực từ bạn
4/ Close(Lời chào trước chữ ký)	– Yours sincerely: Rất trang trọng, hiếm khi được sử dụng trong email công việc– Regards/Best wishes: Sử dụng nhiều trong các email công việc và thể hiện sự lịch sự, trân trọng, chuyên nghiệp– Kind regards: Mang sắc thái nghĩa trang trọng hơn “Best regards”, thường được dùng trong các bức thư giới thiệu, lần đầu gửi thư cho đối tác, v.v.– Bye/All the Best/Best: Mang sắc thái gần gũi, phù hợp với những bức thư không trang trọng– James/Mary (Chỉ viết tên (hoặc tên viết tắt): phổ biến khi viết email cho đồng nghiệp thân thiết)

Tham khảo thêm: 5 mẫu email xin việc chuyên nghiệp chinh phục nhà tuyển dụng

Một số lưu ý khi viết email tiếng anh công việc

Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp để gửi email

Khi làm việc trong môi trường công sở, việc sử dụng địa chỉ email có đuôi tên miền của công ty là điều cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy (ví dụ: @halloenglish.vn). Tuy nhiên, nếu bạn là một freelancer, việc sở hữu một địa chỉ email riêng mang tên mình sẽ tạo ấn tượng tốt hơn với khách hàng. Đặc biệt, tránh sử dụng những biệt danh trẻ con hoặc không phù hợp trong địa chỉ email vì điều này có thể làm giảm sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của bạn.

Hạn chế sử dụng các từ viết tắt khi soạn thảo email tiếng anh

Mặc dù các từ viết tắt có thể giúp tiết kiệm thời gian và không gian nhưng sử dụng quá nhiều từ viết tắt có thể khiến email của bạn trông thiếu trang trọng và không tôn trọng người nhận. Dó đó, hãy ưu tiên sử dụng từ ngữ đầy đủ khi viết email bằng tiếng anh để diễn đạt ý của mình một cách rõ ràng và chính xác nhất.

Nếu bắt buộc phải sử dụng từ viết tắt, hãy giải thích ý nghĩa của chúng ngay lần đầu tiên xuất hiện trong email. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng từ viết tắt phổ biến và được chấp nhận rộng rãi trong môi trường công việc (ví dụ: ASAP, FYI).

Đính kèm tệp trong email tiếng anh

Nếu có tệp đính kèm, hãy đề cập đến chúng trong nội dung email và đảm bảo tên tệp được viết rõ ràng, không để tên mặc định để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Kiểm tra thật kỹ trước khi gửi email

Đọc lại email một lần nữa trước khi ấn gửi để đảm bảo không có lỗi và thông tin đã đầy đủ. Một mẹo nhỏ đó là bạn hãy điền địa chỉ email của người nhận sau cùng khi đã viết và chỉnh sửa email một cách hoàn chỉnh để tránh trường hợp ấn nhầm nút gửi khi bạn chưa viết xong email tiếng anh.

Việc nắm vững cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc mà còn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn đối với người nhận. Hy vọng rằng những hướng dẫn chi tiết và những lưu ý quan trọng mà LVT Education đã chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi soạn thảo email bằng tiếng Anh!

Tại LVT Education chúng tôi cung cấp Lộ trình cá nhân hoá, tích hợp 4 khóa học trong 1 lộ trình đáp ứng toàn diện nhu cầu Tiếng Anh nghe nói đọc viết trong công việc của bạn