Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và cách tính định biên nhân sự

Giám đốc điều hành là công việc quan trọng để quản lý nguồn nhân lực và giúp các tổ chức đảm bảo rằng đủ nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu hoạt động trong khi tránh lãng phí chi phí và nguồn lực.

Nhân sự là gì?

Ranh giới là quá trình xác định và phân loại vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các thành viên tổ chức. Để hiểu đơn giản, ranh giới là quá trình tính toán số lượng nhân viên trong một tổ chức và doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

Ranh giới nhân sự là điều kiện đủ để xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí công việc trong một tổ chức, đảm bảo năng lực, năng suất và các kỹ năng phù hợp để đáp ứng khối lượng công việc và mục tiêu của tổ chức. Dựa trên điều này, để giảm các chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự kinh doanh.

Tầm quan trọng của ranh giới nhân sự

Đảm bảo nhân lực đầy đủ

Người biểu diễn có thể giúp tổ chức đảm bảo rằng luôn có đủ số lượng nhân viên để tiến hành các hoạt động hàng ngày của họ một cách hiệu quả. Nếu ranh giới không chính xác, tổ chức có thể đấu tranh để hoàn thành công việc, ảnh hưởng đến sản xuất, chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh.

Tối ưu hóa bài tập công việc

Bằng cách làm việc hợp lý để xác định vai trò phù hợp với từng vị trí và nhân viên, các doanh nghiệp có thể tận dụng tốt mỗi khả năng và kỹ năng của mỗi người để đảm bảo rằng nhân viên đảm nhận các nhiệm vụ phù hợp với khả năng của họ. Tối ưu hóa các bài tập công việc trong ranh giới của mọi người cũng giúp tăng cường động lực của nhân viên, giúp họ tìm thấy hạnh phúc trong công việc và làm việc hướng tới các mục tiêu chung của tổ chức.

Đảm bảo năng suất

Những điều này đảm bảo cho nhân viên hiệu suất của nhân viên khi nhân viên có đủ nguồn nhân lực để đáp ứng khối lượng công việc. Trong khi đó, giảm thiểu sự chồng chéo và quá tải tại nơi làm việc.

Phát triển và quản lý nhân sự

Những người biểu diễn cung cấp cơ hội để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên. Hoạt động này giúp các tổ chức nhận ra các kỹ năng cần thiết để cải thiện khả năng làm việc của nhân viên hiện tại và chuẩn bị cho các chương trình khuyến mãi trong tương lai.

Kiểm soát chi phí nhân sự

Các hoạt động biên giới nhân sự cũng đóng một vai trò trong việc kiểm soát chi phí nhân sự của tổ chức. Nếu có quá ít nhân viên ở biên giới, nó có thể khiến nhân viên hiện tại làm việc quá tải và tăng nguy cơ hỏa hoạn. Ngược lại, nếu có quá nhiều ranh giới, tổ chức có thể phải chi quá nhiều nguồn lực cho các nhân viên không cần thiết, dẫn đến các nguồn lực đắt tiền và lãng phí tài nguyên.

Điều kiện để xác định nhân sự

Cấp độ công ty:

• Định hướng chiến lược nhân sự rõ ràng, cụ thể
• Các kế hoạch và kịch bản kinh doanh cụ thể về ngân sách để đối phó với những thách thức bất ngờ.

Với cấp bộ phận:

• Chi tiết về việc xác định vai trò, vị trí và quyền hạn
• Xác định tần suất thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ và quy trình
• Xác định kỳ vọng của mức khả năng và ước tính kết quả đầu ra cho từng địa điểm làm việc
• Hiểu mức độ ứng dụng tự động hóa trong triển khai công việc và hệ thống quản lý dữ liệu.

Nguyên tắc của ranh giới nhân sự định tính

So sánh liên quan

Tỷ lệ tương quan giữa khu vực kinh doanh và bộ phận sẽ xác định số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi bộ phận hoặc bộ phận. Cụ thể:

• Tỷ lệ tăng/giảm tương ứng với sự gia tăng/giảm tương quan thu nhập, ví dụ: nếu thu nhập tăng 20%, ranh giới nhân sự sẽ tăng 10%.
• Mối tương quan giữa vị trí trực tiếp và nhóm vị trí gián tiếp. 65% trực tiếp gián tiếp 35%, 15% và 85% giữa quản lý và nhân viên.
• Tương quan giữa ngân sách quản lý trực tiếp và gián tiếp và ngân sách nhân viên.

Mã lao động

• Đặc tả khối lượng: áp dụng cho các khối sản xuất và kinh doanh
• Hệ thống hệ thống hệ thống: áp dụng cho các khối kinh doanh
• Chủ đề dịch vụ: áp dụng cho các khối gián tiếp
• Tần số hoạt động.

Tần suất và thời lượng

Tùy thuộc vào số lượng, vị trí và thời gian thực hiện, nguyên tắc này áp dụng cho các khối gián tiếp, thực hành tư vấn của các doanh nghiệp.

Công thức định tính cho nhân sự

Không có tiêu chuẩn chung cho công thức định tính của một người, nhưng nó phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể. Tuy nhiên, nói chung, nó có thể dựa trên ba nguyên tắc chính của nhân sự định tính:

Một hiệu sách mở cửa trong 7 giờ một ngày (ngày chủ nhật và kỳ nghỉ năm mới), tương đương với thay đổi công việc.

Theo Bộ luật Lao động, một nhân viên được hưởng 88 ngày, bao gồm ít nhất 52 ngày chủ nhật, 12 ngày mỗi năm, 24 ngày nghỉ phép và nghỉ 24 ngày. Vào thời điểm đó, số ngày làm việc cho nhân viên trong một năm sẽ như sau: 365-88 = 277 ngày làm việc.

Để đảm bảo có đủ ca làm việc mỗi ngày, cửa hàng cần tuyển dụng 365 ngày, sau đó 365/277 = 1,32 người (hệ số bồi thường nhân viên tiêu chuẩn)

Do đó, chúng tôi có một công thức: số lượng nhân viên được tuyển dụng = n*c*1.32

Ở đó:

• N: Số lượng nhân viên cần thiết để chuyển đổi công việc
• C: Số ca làm việc trong cửa hàng
• 1.32 là hệ số giải phóng mặt bằng

5 bước để thiết lập nhân sự hiệu quả

Bước 1. Xác định nhu cầu của nguồn nhân lực

Để đủ điều kiện cho nhân sự, các công ty cần xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức trong tương lai. Công ty cần xác định:

• Số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi địa điểm, bộ phận, bộ phận
• Cần đạt được chất lượng nhân sự
• Nhu cầu cơ cấu nhân sự

Để thực hiện bước này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích thông tin, chẳng hạn như:

• Kế hoạch kinh doanh
• Chiến lược phát triển kinh doanh
• Mục tiêu của từng vị trí, bộ phận, bộ phận
• Tình trạng tài nguyên kinh doanh hiện tại

Bước 2. Phân tích tình trạng nguồn nhân lực

Bước tiếp theo trong quy trình nhân viên xây dựng là phân tích tình hình. Đây là một hoạt động đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích này, các công ty cần xem xét các yếu tố liên quan đến hệ thống và quy trình.

Cho hệ thống:

• Số lượng, trình độ, kinh nghiệm, thái độ làm việc của nhân viên
• Hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ tại nơi làm việc
• Chính sách quản lý nguồn nhân lực: tuyển dụng, đào tạo, phần thưởng, kỷ luật

Đối với quá trình này:

• Sự hài lòng công việc
• Hấp dẫn, hấp dẫn và động lực để thu hút nhân viên
• Văn hóa doanh nghiệp
• Các mục tiêu do doanh nghiệp đặt ra
• Khó khăn trong kinh doanh và thách thức

Bước 3. Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân viên

Dựa trên nhu cầu và thực tế phân tích tài nguyên, các công ty sẽ quyết định tăng và giảm nguồn nhân lực cho từng vị trí, bộ phận và bộ phận.

Khi thêm nguồn nhân lực:

• Nhu cầu gia tăng nguồn lực kinh doanh
• Nguồn nhân lực hiện tại không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh
• Các doanh nghiệp cần mở rộng hoạt động của họ

Giảm nguồn nhân lực:

• Giảm nhu cầu về nguồn lực kinh doanh
• Nhân sự hiện tại
• Các doanh nghiệp cần phải cắt giảm chi phí

Bước 4. Kế hoạch thực hiện

Sau khi hoàn thành ba bước trên, công ty sẽ lập kế hoạch một cách hợp lý. Nếu có hiệu lực, bộ phận nhân sự sẽ đạt được hai mục tiêu quan trọng: tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nhân sự. Thông tin cần thiết trong kế hoạch này:

• Lịch tuyển phù hợp, lịch trình
• Kế hoạch quảng cáo, chuyển nhượng nhân viên nội bộ
• Sắp xếp cơ cấu tổ chức và số lượng nhân sự trong bộ phận
• Giảm nhân sự không hợp lệ và thái độ không phù hợp sẽ không tạo ra giá trị cho công ty.

Bước 5. Bình luận

Đánh giá này là rất quan trọng để giúp doanh nghiệp hiểu được những sai lầm giữa các mục tiêu và kế hoạch thực tế. Kể từ đó, những lý do để học hỏi từ ranh giới nhân sự trong tương lai đã được phân tích. Trong bước này, doanh nghiệp cần:

• Thu thập thông tin về kết quả của kế hoạch
• So sánh kết quả với các mục tiêu đã đặt ra
• Cung cấp các giải pháp cần thiết để tăng hiệu quả của kế hoạch.

Phần mềm ranh giới nhân sự bình thường

Trong thị trường ngày nay, có nhiều phần mềm ranh giới nhân sự với nhiều tính năng và giá cả khác nhau. Cụ thể, một số phần mềm nhân sự chung phải được đề cập, chẳng hạn như:

• Nhân viên công tác nhanh: Quản lý toàn diện phần mềm quản lý phần mềm, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa ranh giới, quản lý nguồn nhân lực và đảm bảo rằng nguồn nhân lực đảm bảo nguồn nhân lực theo nhu cầu kinh doanh.

• Amis.vn: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực tổng thể, tích hợp đầy đủ các chức năng quản lý nhân sự, bao gồm lập kế hoạch ranh giới, phân tích nhu cầu nguồn nhân lực, biến động nguồn nhân lực, v.v.

• HRONLINE: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực tuyến cung cấp các chức năng quản lý nhân sự như quản lý vị trí công việc, quản lý năng lực nhân viên, quản lý biến động nguồn nhân lực, …

• 1 Cảnh: Nền tảng quản lý tổng thể tích hợp quản lý nhân sự để giúp các doanh nghiệp giám sát và lập kế hoạch chỉnh sửa nhân sự một cách hiệu quả.

• ERPVIET HRM: là một giải pháp quản lý nguồn nhân lực toàn diện cung cấp các chức năng quản lý nguồn nhân lực như phân tích nhu cầu của con người, kế hoạch tuyển dụng, quản lý biến động nguồn nhân lực, v.v.

Nhân viên thường trực đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định và bảo vệ ranh giới giữa các bộ phận và vai trò công việc trong một tổ chức. Thông qua quá trình ranh giới nhân sự, các công ty có thể xác định rõ ràng các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cho mỗi người trong tổ chức, đồng thời tạo ra sự minh bạch và công bằng trong việc phân bổ công việc và tài nguyên.

Xử lý nhân sự tốt giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích phát triển cá nhân và cải thiện hiệu quả làm việc. Ngoài ra, nó giúp ngăn chặn xung đột và nhầm lẫn các bộ phận của tổ chức, tạo ra cơ hội hợp tác và phối hợp hiệu quả.