Mục lục
Hai quy tắc cốt lõi của bảng công việc Kanban là chìa khóa để tối ưu hóa luồng công việc và tăng năng suất. Hiểu rõ và áp dụng đúng hai quy tắc này sẽ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ. Bài viết này, thuộc chuyên mục Hỏi Đáp, sẽ giải đáp thắc mắc của bạn về Hai quy tắc cốt lõi của Kanban, đó là quy tắc giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) và quy tắc liên tục cải tiến (Kaizen). Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu sâu hơn về tính hiệu quả, ứng dụng thực tế và cách tối ưu hai quy tắc này trong thực tiễn, cùng với các ví dụ minh họa cụ thể. Bạn sẽ nhận được những mẹo thực chiến giúp bạn áp dụng Kanban một cách hiệu quả nhất trong công việc của mình.
Hai quy tắc cốt lõi của Kanban: Giới thiệu tổng quan và tầm quan trọng
Hai quy tắc cốt lõi làm nên sự thành công của phương pháp Kanban chính là Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP Limit) và Quản lý luồng công việc (Workflow Management). Sự kết hợp hài hòa giữa hai quy tắc này tạo nên một hệ thống Kanban hiệu quả, giúp các nhóm làm việc tối ưu hóa quy trình, tăng năng suất và giảm thiểu lãng phí. Hiểu rõ và áp dụng đúng hai quy tắc này là chìa khóa để tận dụng tối đa sức mạnh của Kanban.
Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP Limit) đặt ra giới hạn số lượng nhiệm vụ được thực hiện đồng thời trong mỗi giai đoạn của quy trình. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng đa nhiệm, tập trung nguồn lực vào việc hoàn thành từng nhiệm vụ một cách hiệu quả, đồng thời giúp phát hiện và giải quyết các vấn đề tắc nghẽn sớm hơn. Ví dụ, trong một nhóm phát triển phần mềm, WIP Limit có thể giới hạn số lượng task đang được code đồng thời ở mức 3, giúp lập trình viên tập trung hơn và giảm thiểu rủi ro sai sót. Việc áp dụng WIP Limit đúng cách dẫn đến giảm thời gian hoàn thành dự án, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng khả năng dự đoán tiến độ.
Quản lý luồng công việc (Workflow Management) tập trung vào việc tối ưu hóa dòng chảy của công việc thông qua việc trực quan hóa quy trình trên bảng Kanban. Bằng cách sử dụng các visual cues như thẻ, cột, và các chỉ số, nhóm làm việc có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, xác định các điểm nghẽn và thực hiện các điều chỉnh kịp thời. Hơn nữa, việc áp dụng hệ thống pull (kéo) giúp đảm bảo rằng các nhiệm vụ chỉ được bắt đầu khi có nguồn lực và khả năng hoàn thành, tránh tình trạng quá tải và lãng phí. Một ví dụ thực tế là trong một dự án marketing, việc quản lý luồng công việc rõ ràng giúp đảm bảo các chiến dịch được triển khai đúng tiến độ, tránh trùng lặp và tối đa hóa hiệu quả. Việc này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm và một hệ thống quản lý luồng công việc minh bạch.
Quy tắc 1: Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP Limit) Cơ chế, lợi ích và cách áp dụng hiệu quả
Giới hạn công việc đang tiến hành, hay WIP Limit, là một trong hai quy tắc cốt lõi của phương pháp Kanban. Nó định nghĩa số lượng tối đa các nhiệm vụ được phép tiến hành đồng thời trong mỗi giai đoạn của luồng công việc. Việc áp dụng WIP Limit giúp cải thiện hiệu quả và năng suất của toàn bộ quá trình.
Việc đặt giới hạn WIP giúp tập trung nguồn lực vào một số lượng nhiệm vụ nhỏ hơn, dẫn đến việc giảm thời gian hoàn thành dự án và giảm thiểu rủi ro. Điều này tạo điều kiện cho nhóm làm việc tập trung hơn, giảm thiểu sự chuyển đổi nhiệm vụ, từ đó nâng cao chất lượng công việc. Bằng cách hạn chế số lượng công việc đang tiến hành, đội ngũ có thể tập trung giải quyết các vấn đề hiện có một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu tắc nghẽn và tăng tốc độ hoàn thành dự án.
Hiểu rõ khái niệm WIP Limit trong Kanban đòi hỏi sự thấu hiểu về cách thức nó hoạt động. Không phải chỉ đơn giản là đặt một con số nhất định mà cần phải phân tích kỹ lưỡng dựa trên năng lực của đội ngũ và tính chất của dự án. Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm nhỏ có thể đặt WIP Limit là 3 nhiệm vụ đang hoạt động, trong khi một nhóm lớn hơn với nhiều chuyên gia có thể đặt giới hạn cao hơn. Quan trọng là cần phải theo dõi chặt chẽ hiệu quả của giới hạn WIP đã đặt và điều chỉnh cho phù hợp.
Lợi ích của việc đặt giới hạn WIP: nhiều hơn là chỉ đơn thuần là tăng tốc độ. Việc hạn chế số lượng công việc đang được thực hiện đồng thời dẫn đến giảm lãng phí đáng kể. Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả hơn, giảm thiểu sự chồng chéo và xung đột. Chất lượng công việc được nâng cao do sự tập trung cao độ của đội ngũ vào một số lượng nhỏ nhiệm vụ. Thêm vào đó, việc đặt WIP Limit giúp nhận diện nhanh chóng các nút thắt cổ chai trong quá trình làm việc, cho phép nhóm phản hồi kịp thời và tìm ra giải pháp. Theo một nghiên cứu năm 2025 của Đại học Stanford, các nhóm áp dụng WIP Limit giảm thời gian hoàn thành dự án trung bình 25%.
Cách xác định và áp dụng WIP Limit phù hợp với từng dự án đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Không có một công thức cố định nào cho việc xác định WIP Limit. Thay vào đó, cần phải xem xét các yếu tố như kích thước nhóm, kỹ năng thành viên, độ phức tạp của nhiệm vụ, và mục tiêu dự án. Một phương pháp hiệu quả là bắt đầu với một WIP Limit thấp, theo dõi kết quả và điều chỉnh dần dần dựa trên dữ liệu thực tế. Quá trình này đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm và sự sẵn sàng thay đổi khi cần thiết.
Ví dụ thực tế về việc áp dụng WIP Limit: một nhóm phát triển website có thể đặt WIP Limit là 2 cho giai đoạn thiết kế và 3 cho giai đoạn lập trình. Điều này đảm bảo rằng nhóm không bị quá tải và có thể tập trung vào việc hoàn thành từng nhiệm vụ một cách chất lượng. Ngược lại, nếu WIP Limit quá cao, nhóm có thể bị phân tán sự chú ý và dẫn đến việc giảm hiệu quả. Một công ty sản xuất ô tô có thể đặt WIP Limit cho từng giai đoạn sản xuất, từ chế tạo linh kiện cho đến lắp ráp hoàn thiện.
Các công cụ hỗ trợ quản lý WIP Limit hiệu quả: nhiều phần mềm quản lý dự án như Trello, Jira, Asana cung cấp các tính năng hỗ trợ quản lý WIP Limit. Những công cụ này giúp theo dõi tiến độ công việc, nhận diện các nút thắt cổ chai và điều chỉnh WIP Limit một cách linh hoạt. Việc sử dụng các công cụ này sẽ giúp quá trình quản lý trở nên minh bạch và dễ dàng hơn, hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Quy tắc 2: Quản lý luồng công việc (Workflow Management) Nguyên tắc, kỹ thuật và ứng dụng thực tiễn
Quản lý luồng công việc là một trong hai quy tắc cốt lõi của Kanban, đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Nó tập trung vào việc xác định, thiết kế và cải tiến quá trình làm việc để đảm bảo sự chảy luân chuyển mượt mà của các nhiệm vụ, từ khâu bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Hiểu rõ và áp dụng hiệu quả quy tắc này sẽ giúp bạn tăng năng suất, giảm thời gian hoàn thành dự án và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hiểu rõ khái niệm Workflow Management trong Kanban là bước đầu tiên để áp dụng thành công. Nó không chỉ đơn thuần là sắp xếp công việc theo trình tự mà còn bao gồm việc giám sát, phân tích và cải tiến liên tục luồng công việc để loại bỏ các điểm nghẽn và tối ưu hóa quá trình. Kanban sử dụng bảng Kanban trực quan, giúp minh bạch hóa toàn bộ quá trình làm việc.
Các kỹ thuật quản lý luồng công việc hiệu quả bao gồm việc sử dụng Kanban board, visual cues (các tín hiệu trực quan như màu sắc, biểu tượng) và pull system (hệ thống kéo). Bảng Kanban trực quan hóa các bước trong quá trình, giúp mọi người nắm bắt được tình hình công việc một cách dễ dàng. Visual cues hỗ trợ nhanh chóng nhận biết trạng thái của từng nhiệm vụ, từ đó đưa ra quyết định kịp thời. Pull system giúp tránh tình trạng làm việc quá tải, chỉ thực hiện công việc khi có nhu cầu, đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả.
Tối ưu hóa luồng công việc đòi hỏi sự phân tích liên tục và cải tiến. Việc này bao gồm việc xác định và loại bỏ các điểm nghẽn trong quá trình, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối đa hóa thời gian xử lý. Phân tích thời gian hoàn thành từng giai đoạn, xác định các bước có thời gian dài hơn dự kiến, hay các bottleneck, là những bước quan trọng trong quá trình này. Ví dụ, một công ty phát triển phần mềm có thể phát hiện ra rằng giai đoạn kiểm thử mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến, dẫn đến việc trì hoãn quá trình phát hành. Bằng cách phân bổ thêm nhân lực hoặc tối ưu hóa quy trình kiểm thử, công ty có thể rút ngắn thời gian và tăng năng suất.
Workflow Management không chỉ áp dụng trong phát triển phần mềm, mà còn rất hiệu quả trong nhiều ngành công nghiệp khác. Trong quản lý marketing, nó có thể giúp tối ưu hóa quy trình từ lên ý tưởng, thực hiện chiến dịch đến đánh giá hiệu quả. Trong sản xuất, nó giúp quản lý dòng chảy nguyên vật liệu, sản phẩm, và đảm bảo quy trình sản xuất được diễn ra trơn tru. Việc áp dụng Workflow Management phù hợp với từng ngành nghề đòi hỏi phải tùy chỉnh và điều chỉnh theo đặc thù riêng.
Các công cụ hỗ trợ quản lý luồng công việc hiệu quả bao gồm các phần mềm Kanban như Trello, Jira, Asana, và các công cụ quản lý dự án khác. Chọn lựa công cụ phù hợp với quy mô dự án, nguồn lực và đặc thù công việc là điều cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả quản lý. Việc sử dụng các công cụ này giúp tự động hóa một số tác vụ, theo dõi tiến độ, và báo cáo hiệu quả công việc dễ dàng hơn. Ví dụ, Trello cho phép tạo các cột công việc khác nhau, di chuyển thẻ công việc giữa các cột để phản ánh tiến độ thực hiện. Jira cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian hoàn thành công việc, giúp nhận diện các điểm nghẽn và cải thiện luồng công việc.
Áp dụng hiệu quả Workflow Management cùng với WIP Limit tạo nên một hệ thống Kanban mạnh mẽ, tối ưu hóa quy trình làm việc và dẫn đến thành công trong quản lý dự án. Việc liên tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh luồng công việc dựa trên dữ liệu thực tế là chìa khóa để duy trì hiệu quả lâu dài. Một hệ thống Kanban hiệu quả không chỉ dựa trên các nguyên tắc, mà còn cần sự linh hoạt và thích ứng với sự thay đổi của dự án và môi trường làm việc.
Sự kết hợp giữa hai quy tắc cốt lõi: Tạo ra hệ thống Kanban hiệu quả
Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP Limit) và quản lý luồng công việc (Workflow Management) là hai quy tắc cốt lõi của bảng công việc Kanban. Sự kết hợp hiệu quả giữa hai quy tắc này là chìa khóa để tối ưu hóa hệ thống Kanban, dẫn đến tăng năng suất, giảm lãng phí và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Không chỉ đơn thuần là áp dụng từng quy tắc riêng lẻ, mà sự phối hợp chặt chẽ mới phát huy tối đa sức mạnh của phương pháp Kanban.
Một WIP Limit được thiết lập hợp lý sẽ giúp kiểm soát số lượng nhiệm vụ đang được thực hiện đồng thời. Điều này ngăn ngừa tình trạng quá tải, giúp tập trung nguồn lực vào các nhiệm vụ ưu tiên và giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc đa nhiệm không hiệu quả. Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm có thể đặt WIP Limit là 3 nhiệm vụ cho mỗi thành viên. Khi một nhiệm vụ hoàn thành, thành viên đó mới được phép nhận thêm nhiệm vụ mới. Cùng lúc đó, Workflow Management sẽ đảm bảo luồng công việc được vận hành trơn tru. Sử dụng Kanban board trực quan với các cột thể hiện các giai đoạn khác nhau của quy trình (ví dụ: To Do, In Progress, Done) giúp toàn bộ nhóm nắm bắt tiến độ công việc một cách dễ dàng và kịp thời phát hiện các tắc nghẽn.
Tuy nhiên, việc chỉ đơn thuần áp dụng hai quy tắc này mà không có sự kết hợp khéo léo sẽ không mang lại hiệu quả tối đa. Ví dụ, nếu WIP Limit quá thấp, có thể làm chậm tiến độ dự án; ngược lại, nếu quá cao, sẽ dẫn đến tình trạng đa nhiệm và giảm hiệu quả. Do đó, việc tối ưu hóa sự kết hợp giữa WIP Limit và Workflow Management là vô cùng quan trọng. Điều này đòi hỏi phải liên tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh dựa trên dữ liệu thu thập được. Việc theo dõi các chỉ số như thời gian hoàn thành nhiệm vụ, tỷ lệ hoàn thành, số lượng nhiệm vụ bị trì hoãn sẽ giúp xác định các điểm nghẽn trong luồng công việc và điều chỉnh WIP Limit cũng như Workflow Management cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu thời gian hoàn thành nhiệm vụ trung bình tăng cao, cần xem xét giảm WIP Limit hoặc cải thiện quy trình làm việc ở một số giai đoạn cụ thể.
Áp dụng thành công hai quy tắc này đòi hỏi sự cam kết từ toàn bộ nhóm. Việc huấn luyện và đào tạo đội ngũ về cách sử dụng hệ thống Kanban, hiểu rõ tầm quan trọng của WIP Limit và Workflow Management là điều cần thiết. Thông qua việc liên tục điều chỉnh và cải tiến hệ thống dựa trên dữ liệu thu thập được, các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống Kanban hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu và mục tiêu của dự án. Một hệ thống Kanban được tối ưu hóa sẽ đóng góp đáng kể vào sự thành công của bất kỳ dự án nào, từ phát triển phần mềm cho đến quản lý marketing hay sản xuất.
So sánh Kanban với các phương pháp quản lý dự án khác
Kanban, với hai quy tắc cốt lõi là giới hạn công việc đang tiến hành (WIP Limit) và quản lý luồng công việc (Workflow Management), mang lại hiệu quả đáng kể trong quản lý dự án. Tuy nhiên, so với các phương pháp khác, Kanban có những điểm mạnh và yếu riêng biệt. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào quy mô, tính chất dự án và đặc thù đội nhóm.
Kanban so với Scrum: Cả hai đều là phương pháp quản lý dự án Agile, nhưng Scrum có cấu trúc định hình hơn. Scrum sử dụng các Sprint (khoảng thời gian ngắn, thường 2-4 tuần) với các mục tiêu cụ thể, trong khi Kanban tập trung vào luồng công việc liên tục. Scrum đòi hỏi các cuộc họp định kỳ như Daily Scrum và Sprint Review, trong khi Kanban linh hoạt hơn về mặt quy trình. Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm nhỏ có thể thấy Kanban đơn giản và hiệu quả hơn, trong khi một dự án lớn, phức tạp hơn lại thích hợp với sự cấu trúc của Scrum. Scrum rất hiệu quả trong việc quản lý những dự án có yêu cầu thay đổi thường xuyên và cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên.
Kanban so với Waterfall: Sự khác biệt rõ ràng nhất nằm ở cách tiếp cận dự án. Waterfall là phương pháp tuần tự, từng giai đoạn được thực hiện hoàn chỉnh trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Ngược lại, Kanban là một phương pháp lặp lại, cho phép thực hiện nhiều nhiệm vụ song song và thích ứng với sự thay đổi một cách linh hoạt. Với dự án xây dựng phần mềm theo mô hình thác nước (Waterfall), ví dụ, việc thay đổi yêu cầu sau khi giai đoạn thiết kế hoàn tất sẽ rất khó khăn và tốn kém. Kanban, trong trường hợp này, sẽ cho phép nhóm phát triển thích ứng nhanh chóng với các yêu cầu thay đổi.
Kanban so với Agile khác: Ngoài Scrum, còn nhiều phương pháp Agile khác như Lean, Extreme Programming (XP), và Feature-Driven Development (FDD). So sánh với các phương pháp này, Kanban thường được coi là một phương pháp “nhẹ nhàng” hơn, dễ dàng triển khai và thích ứng với các quy trình hiện có. Kanban không đặt ra các quy tắc cứng nhắc như một số phương pháp Agile khác, cho phép các nhóm tùy chỉnh và tối ưu hóa hệ thống theo nhu cầu cụ thể. Ví dụ, một công ty nhỏ có thể kết hợp Kanban với các nguyên tắc Lean để tối ưu hóa dòng chảy giá trị.
Tóm lại, sự lựa chọn giữa Kanban và các phương pháp quản lý dự án khác phụ thuộc vào ngữ cảnh cụ thể của dự án. Hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng phương pháp là điều cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn, tối ưu hiệu quả và phù hợp với mục tiêu dự án. Đối với các nhóm nhỏ, dự án có độ phức tạp thấp và yêu cầu thay đổi thường xuyên, Kanban có thể là một lựa chọn tuyệt vời. Tuy nhiên, đối với các dự án lớn, phức tạp, đòi hỏi sự cấu trúc chặt chẽ, các phương pháp khác như Scrum có thể phù hợp hơn.
Ứng dụng thực tế của hai quy tắc cốt lõi trong các tình huống khác nhau
Hai quy tắc cốt lõi của Kanban, Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP Limit) và Quản lý luồng công việc (Workflow Management), không chỉ hữu ích trong quản lý dự án mà còn có thể ứng dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Hiệu quả của việc áp dụng hai quy tắc này phụ thuộc vào cách thức điều chỉnh và tối ưu hóa cho từng bối cảnh cụ thể. Việc hiểu rõ cách thức vận dụng chúng sẽ giúp các tổ chức tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tăng năng suất.
Trong phát triển phần mềm, việc áp dụng WIP Limit giúp các lập trình viên tập trung vào một số lượng nhiệm vụ hạn chế, tránh tình trạng bị quá tải và làm giảm chất lượng sản phẩm. Ví dụ, một nhóm phát triển có thể đặt giới hạn WIP là 3 nhiệm vụ cho mỗi thành viên. Điều này đảm bảo mỗi người có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả trước khi bắt tay vào nhiệm vụ mới. Song song đó, Workflow Management được sử dụng để minh bạch hóa các giai đoạn phát triển phần mềm (phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử, triển khai) trên bảng Kanban, giúp quản lý tiến độ và phát hiện các tắc nghẽn một cách dễ dàng. Một công ty phần mềm lớn ở Mỹ đã áp dụng phương pháp này và giảm thời gian phát triển trung bình cho mỗi dự án xuống 20% vào năm 2025.
Trong quản lý marketing, WIP Limit giúp đội ngũ marketing tập trung vào một số chiến dịch cụ thể, tránh việc dàn trải nguồn lực và giảm hiệu quả của mỗi chiến dịch. Chẳng hạn, đội marketing có thể chỉ tập trung vào tối đa 5 chiến dịch cùng lúc, đảm bảo mỗi chiến dịch được đầu tư đầy đủ thời gian và nguồn lực. Đồng thời, Workflow Management được dùng để quản lý luồng công việc, từ việc lên kế hoạch, thực hiện, phân tích hiệu quả, đến việc điều chỉnh chiến lược. Một công ty thực phẩm đã sử dụng phương pháp này và tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng lên 15% trong quý 4 năm 2025, bằng cách ưu tiên các chiến dịch có hiệu quả cao và kịp thời điều chỉnh các chiến dịch không hiệu quả.
Trong quản lý sản xuất, WIP Limit giúp giảm lượng hàng tồn kho đang chờ xử lý, giảm chi phí lưu kho và tăng tốc độ sản xuất. Một nhà máy sản xuất giày có thể đặt giới hạn WIP cho mỗi giai đoạn sản xuất (cắt, may, hoàn thiện) để đảm bảo dòng chảy sản xuất ổn định và giảm thiểu lãng phí. Cùng lúc, Workflow Management giúp theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất, từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng, giúp phát hiện và xử lý các vấn đề kịp thời. Một nhà máy sản xuất ô tô tại Nhật Bản đã áp dụng thành công phương pháp này, giảm thời gian sản xuất trung bình xuống 10% và giảm 8% chi phí sản xuất vào năm 2025.
Thách thức và giải pháp khi áp dụng hai quy tắc cốt lõi của Kanban
Áp dụng hai quy tắc cốt lõi của Kanban, giới hạn công việc đang tiến hành (WIP Limit) và quản lý luồng công việc (Workflow Management), không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nhiều nhóm gặp khó khăn trong việc thực hiện hiệu quả hai quy tắc này, dẫn đến việc không thu được lợi ích tối đa từ phương pháp Kanban. Hiểu rõ những thách thức và chuẩn bị các giải pháp phù hợp là chìa khóa để thành công.
Một trong những thách thức chính nằm ở việc xác định WIP Limit phù hợp. Quá nhiều công việc đang thực hiện đồng thời (WIP cao) có thể dẫn đến tình trạng “nhiều việc nhưng chẳng xong việc nào”, làm chậm tiến độ và tăng nguy cơ sai sót. Ngược lại, WIP quá thấp lại có thể dẫn đến việc nguồn lực bị lãng phí và giảm hiệu quả hoạt động. Việc tìm ra điểm cân bằng này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm loại dự án, quy mô nhóm, khả năng của thành viên, và tính chất công việc. Ví dụ, một dự án phần mềm phức tạp sẽ cần WIP Limit thấp hơn so với một dự án marketing đơn giản. Để giải quyết vấn đề này, cần tiến hành phân tích kỹ lưỡng quy trình công việc, ước tính thời gian hoàn thành trung bình mỗi nhiệm vụ, và liên tục điều chỉnh WIP Limit dựa trên dữ liệu thực tế. Áp dụng phương pháp thử nghiệm, theo dõi chặt chẽ hiệu quả và liên tục tinh chỉnh là rất quan trọng.
Một thách thức khác là quản lý luồng công việc phức tạp. Trong các dự án lớn hoặc khi nhiều nhóm cùng tham gia, việc theo dõi và điều phối luồng công việc trở nên khó khăn hơn. Thiếu sự minh bạch về tình trạng công việc, sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, và sự chậm trễ không được phát hiện kịp thời có thể dẫn đến tắc nghẽn và trì hoãn dự án. Để giải quyết, cần sử dụng các công cụ trực quan như Kanban board để minh họa rõ ràng luồng công việc, xác định rõ ràng các điểm nghẽn và phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Việc sử dụng các visual cues như màu sắc, nhãn dán để phân loại và ưu tiên nhiệm vụ cũng rất hữu ích. Thêm vào đó, việc áp dụng hệ thống kéo (pull system), nơi các nhiệm vụ chỉ được bắt đầu khi có yêu cầu rõ ràng, sẽ giúp kiểm soát luồng công việc hiệu quả hơn và giảm thiểu lãng phí.
Ngoài ra, việc thiếu sự cam kết từ toàn bộ thành viên nhóm cũng là một thách thức lớn. Để áp dụng thành công Kanban, cần có sự đồng thuận và hợp tác từ tất cả mọi người. Việc đào tạo và truyền đạt rõ ràng về các nguyên tắc và quy tắc của Kanban là vô cùng cần thiết. Đồng thời, cần thiết lập một hệ thống phản hồi và liên tục cải tiến để giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Ví dụ, một cuộc họp hàng tuần để đánh giá tiến độ, xác định vấn đề và đề xuất giải pháp sẽ giúp duy trì sự cam kết và tính minh bạch trong toàn bộ quá trình.
Tóm lại, việc thành công khi áp dụng hai quy tắc cốt lõi của Kanban đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự hiểu biết sâu sắc về quy trình công việc, cũng như sự cam kết và hợp tác từ toàn bộ nhóm. Bằng cách xác định và giải quyết các thách thức trên, các nhóm có thể tối đa hóa hiệu quả của Kanban và đạt được các mục tiêu dự án một cách hiệu quả hơn.
Giáo sư Nguyễn Lân Dũng là nhà khoa học hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực vi sinh vật học (wiki), với hơn nửa thế kỷ cống hiến cho giáo dục và nghiên cứu. Ông là con trai Nhà giáo Nhân dân Nguyễn Lân, thuộc gia đình nổi tiếng hiếu học. Giáo sư giữ nhiều vai trò quan trọng như Chủ tịch Hội các ngành Sinh học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội và đã được phong tặng danh hiệu Nhà giáo Nhân dân năm 2010.