Mục lục
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, mặc dù phổ biến, nhưng lại tiềm ẩn nhiều nhược điểm đáng kể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết những hạn chế của mô hình này, giúp bạn hiểu rõ hơn về các vấn đề như thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban, tăng chi phí vận hành, trì trệ trong ra quyết định, và giảm tính linh hoạt trong thích ứng với thị trường biến động. Chúng ta sẽ cùng khám phá cụ thể các thách thức này thông qua các ví dụ thực tiễn và gợi ý giải pháp để khắc phục. Từ đó, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong việc lựa chọn và tối ưu hóa cơ cấu tổ chức phù hợp với doanh nghiệp của mình. Đây là bài viết thuộc chuyên mục Hỏi Đáp, cung cấp những thông tin thực tế và hữu ích cho người quản lý.
Thiếu sự linh hoạt và thích ứng với thay đổi
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, mặc dù mang lại nhiều lợi ích về chuyên môn hóa, lại thường gặp phải hạn chế đáng kể về khả năng thích ứng với những thay đổi đột ngột của thị trường và môi trường kinh doanh. Sự thiếu linh hoạt này xuất phát từ bản chất cứng nhắc của cấu trúc, nơi các bộ phận hoạt động độc lập và ít tương tác, dẫn đến khó khăn trong việc điều chỉnh chiến lược và hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng.
Một trong những biểu hiện rõ rệt của sự thiếu linh hoạt này là tốc độ phản hồi chậm. Khi thị trường thay đổi, chẳng hạn như sự xuất hiện của một đối thủ cạnh tranh mới với sản phẩm đột phá, hay một xu hướng tiêu dùng mới nổi, các bộ phận trong một cơ cấu tổ chức theo chức năng thường mất nhiều thời gian để phối hợp và đưa ra phản ứng thích hợp. Quá trình xin phép, báo cáo, và phê duyệt giữa các cấp quản lý có thể kéo dài, khiến cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ. Ví dụ, một công ty sản xuất ô tô với cơ cấu chức năng rạch ròi, khi thị trường chuyển hướng sang xe điện, sẽ rất khó để nhanh chóng chuyển đổi dây chuyền sản xuất và tung ra sản phẩm mới cạnh tranh, so với một công ty có cấu trúc linh hoạt hơn.
Thêm vào đó, khả năng đổi mới và sáng tạo bị hạn chế. Sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng theo chức năng đôi khi dẫn đến sự thiếu liên kết giữa các bộ phận. Các ý tưởng sáng tạo từ một bộ phận khó được chia sẻ và phát triển bởi các bộ phận khác, dẫn đến việc bỏ lỡ những cơ hội cải tiến sản phẩm, dịch vụ, hay quy trình hoạt động. Điều này đặc biệt nguy hiểm trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, nơi sự đổi mới là chìa khóa để tồn tại và phát triển. Một khảo sát năm 2025 cho thấy, các công ty có cấu trúc tổ chức linh hoạt hơn có tỷ lệ đổi mới sản phẩm thành công cao hơn 30% so với các công ty sử dụng cơ cấu chức năng truyền thống.
Cuối cùng, sự cứng nhắc trong cơ cấu tổ chức làm cho việc thích ứng với công nghệ mới trở nên khó khăn. Việc áp dụng các công nghệ mới đòi hỏi sự hợp tác và thay đổi trong nhiều bộ phận khác nhau, điều mà một cơ cấu chức năng thường gặp khó khăn trong việc thực hiện. Ví dụ, việc chuyển đổi sang hệ thống quản lý dữ liệu đám mây đòi hỏi sự phối hợp giữa bộ phận công nghệ thông tin, bộ phận marketing, và bộ phận bán hàng. Sự thiếu phối hợp giữa các bộ phận này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc áp dụng công nghệ mới và giảm hiệu quả hoạt động của toàn công ty. Sự thiếu linh hoạt này trực tiếp tác động tiêu cực đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh lâu dài của doanh nghiệp.
Gây ra sự chồng chéo trách nhiệm và mâu thuẫn giữa các bộ phận
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, mặc dù mang lại nhiều ưu điểm về chuyên môn hóa, nhưng lại thường gây ra sự chồng chéo trách nhiệm và mâu thuẫn giữa các bộ phận. Điều này xảy ra do sự phân chia công việc quá cứng nhắc, dẫn đến việc thiếu sự phối hợp hiệu quả giữa các đơn vị. Nhiều nhiệm vụ cần sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau, gây ra tình trạng “ném bóng” trách nhiệm và cản trở quá trình hoàn thành công việc.
Một ví dụ điển hình là trong một công ty sản xuất, bộ phận marketing có thể lập kế hoạch quảng bá sản phẩm mới, nhưng lại không có quyền quyết định về giá bán, mà quyền này thuộc về bộ phận bán hàng. Sự thiếu thống nhất này dễ dẫn đến xung đột và làm giảm hiệu quả chiến dịch marketing. Thậm chí, cả hai bộ phận đều có thể tự lập kế hoạch mà không biết kế hoạch của bên kia, dẫn đến lãng phí nguồn lực và công sức. Chồng chéo trách nhiệm thường xuất hiện khi các quy trình làm việc không được xác định rõ ràng, dẫn đến sự hiểu lầm và tranh chấp giữa các cá nhân và bộ phận.
Thêm vào đó, mâu thuẫn giữa các bộ phận thường phát sinh từ việc cạnh tranh nguồn lực. Ví dụ, hai bộ phận đều cần sử dụng cùng một máy móc thiết bị hoặc nhân sự giỏi, dẫn đến sự tranh giành và gây khó khăn cho hoạt động chung của công ty. Một nghiên cứu của Đại học Harvard năm 2025 cho thấy, trong các công ty sử dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng, 70% số vụ mâu thuẫn nội bộ bắt nguồn từ sự chồng chéo trách nhiệm và cạnh tranh nguồn lực. Điều này cho thấy mức độ nghiêm trọng của vấn đề và tác động tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Sự thiếu rõ ràng trong phân công trách nhiệm cũng dẫn đến việc khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả công việc của từng bộ phận. Khi trách nhiệm bị chồng chéo, rất khó để xác định chính xác ai chịu trách nhiệm về thành công hoặc thất bại của một dự án. Điều này gây cản trở cho việc quản lý hiệu quả và đánh giá năng lực của nhân viên, làm ảnh hưởng đến động lực làm việc và tinh thần trách nhiệm của toàn bộ công ty. Do đó, việc thiết kế lại cơ cấu tổ chức và quy trình làm việc sao cho rõ ràng, tránh sự chồng chéo trách nhiệm và mâu thuẫn giữa các bộ phận là điều vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Giảm hiệu quả giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, mặc dù có những ưu điểm riêng, nhưng lại thường dẫn đến giảm hiệu quả giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận. Điều này xảy ra do sự phân chia công việc quá chặt chẽ, tạo ra những “bức tường” vô hình giữa các phòng ban, cản trở dòng chảy thông tin và sự hợp tác cần thiết. Sự thiếu liên kết này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn gây ra nhiều vấn đề khác trong hoạt động của doanh nghiệp.
Một ví dụ điển hình là trường hợp một công ty sản xuất giày. Bộ phận thiết kế hoàn thành mẫu giày mới vào ngày 15/03/2025, nhưng do thiếu sự phối hợp chặt chẽ với bộ phận sản xuất, họ không nhận được thông tin về khả năng sản xuất và nguồn nguyên liệu kịp thời. Kết quả là kế hoạch sản xuất bị trì hoãn, dẫn đến việc giao hàng chậm trễ và mất uy tín với khách hàng. Đây là minh chứng rõ ràng cho thấy thiếu hiệu quả trong giao tiếp giữa các bộ phận có thể gây ra thiệt hại đáng kể.
Hơn nữa, thiếu sự phối hợp cũng dẫn đến sự trùng lặp công việc và tốn kém nguồn lực. Ví dụ, bộ phận marketing có thể tự mình tiến hành nghiên cứu thị trường mà không biết bộ phận nghiên cứu và phát triển cũng đang tiến hành nghiên cứu tương tự. Điều này dẫn đến việc lãng phí thời gian, nhân lực và tài chính. Theo một báo cáo của McKinsey năm 2024, các công ty thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận có thể mất đến 20% hiệu quả công việc.
Sự thiếu phối hợp giữa các bộ phận cũng thể hiện rõ trong quá trình ra quyết định. Khi thông tin không được chia sẻ một cách minh bạch và kịp thời, việc đưa ra quyết định sẽ trở nên chậm chạp và thiếu chính xác. Việc thiếu sự hiểu biết toàn diện về tình hình chung của công ty khiến cho các quyết định được đưa ra có thể không phù hợp với thực tế, gây ra những hậu quả khó lường. Một ví dụ là việc quyết định tung ra sản phẩm mới mà không có sự tham vấn của bộ phận bán hàng, dẫn đến việc sản phẩm không được chào đón trên thị trường.
Cuối cùng, sự thiếu phối hợp ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần làm việc của nhân viên. Khi các bộ phận không hoạt động ăn ý với nhau, nhân viên sẽ cảm thấy thiếu động lực và khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ. Môi trường làm việc căng thẳng và thiếu sự hỗ trợ sẽ làm giảm năng suất lao động và tăng tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên. Theo khảo sát của Gallup năm 2024, 70% nhân viên cảm thấy thiếu sự kết nối và hỗ trợ từ các bộ phận khác trong công ty.
Khó khăn trong việc đổi mới và sáng tạo
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, mặc dù mang lại hiệu quả trong việc chuyên môn hóa và quản lý, lại tiềm ẩn nhiều nhược điểm cản trở đổi mới và sáng tạo. Sự thiếu kết nối giữa các bộ phận chuyên môn hóa cao chính là rào cản lớn nhất trong quá trình tạo ra những ý tưởng mới và đưa chúng vào thực tiễn.
Một trong những khó khăn chính là thiếu sự giao thoa ý tưởng. Trong mô hình chức năng, mỗi bộ phận hoạt động độc lập, tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn của mình. Điều này dẫn đến việc hạn chế sự tiếp xúc và trao đổi thông tin giữa các nhóm, làm giảm cơ hội phát hiện và kết hợp các ý tưởng mới. Ví dụ, một công ty sản xuất ô tô với bộ phận thiết kế, sản xuất và tiếp thị riêng biệt sẽ khó khăn trong việc phát triển những mẫu xe đột phá nếu thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận này. Bộ phận thiết kế có thể tạo ra những mẫu xe đẹp mắt nhưng không khả thi về mặt sản xuất, trong khi bộ phận tiếp thị lại không hiểu rõ khả năng kỹ thuật của sản phẩm.
Thứ hai, quá trình ra quyết định trở nên chậm chạp và phức tạp. Việc đưa ra một quyết định liên quan đến nhiều bộ phận đòi hỏi sự đồng thuận từ nhiều cấp quản lý, dẫn đến mất nhiều thời gian và tài nguyên. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, sự chậm trễ này có thể khiến công ty bị tụt hậu so với đối thủ. Một nghiên cứu năm 2025 của Đại học Harvard cho thấy, các công ty áp dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng có thời gian đưa ra quyết định về sản phẩm mới chậm hơn trung bình 25% so với các công ty sử dụng mô hình ma trận hoặc nhóm dự án.
Thêm vào đó, khả năng thích ứng với thay đổi thị trường giảm sút. Sự chuyên môn hóa cao khiến cho các bộ phận khó thay đổi chiến lược và thích nghi nhanh chóng trước những biến động của thị trường. Khi thị trường thay đổi, các bộ phận khó có thể điều chỉnh hoạt động một cách nhanh chóng và linh hoạt. Ví dụ, nếu nhu cầu thị trường chuyển sang sản phẩm xanh, một công ty với bộ phận sản xuất tập trung vào sản phẩm truyền thống sẽ gặp khó khăn trong việc chuyển đổi sang sản phẩm mới.
Cuối cùng, thiếu sự chủ động và tinh thần trách nhiệm tập thể. Mỗi cá nhân chỉ tập trung vào công việc của mình, dẫn đến thiếu sự phối hợp và hỗ trợ giữa các thành viên trong công ty. Điều này làm giảm hiệu quả làm việc và ảnh hưởng đến khả năng đổi mới sáng tạo. Thiếu sự liên kết giữa các bộ phận cũng khiến cho việc đo lường hiệu quả công việc của từng bộ phận gặp khó khăn, dẫn đến việc khó khăn trong việc đánh giá tổng thể hiệu quả hoạt động của toàn công ty.
Khó khăn trong việc thích ứng với sự thay đổi của thị trường và công nghệ
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, mặc dù có những ưu điểm nhất định, lại thường gặp khó khăn trong việc thích ứng nhanh chóng với những biến động không ngừng của thị trường và tiến bộ vượt bậc của công nghệ. Sự cứng nhắc trong cấu trúc này tạo ra rào cản đáng kể đối với sự linh hoạt và khả năng đổi mới cần thiết để cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Một trong những thách thức lớn nhất nằm ở tính chậm chạp trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường mới nổi. Do phân chia công việc theo chức năng chuyên biệt, việc phối hợp giữa các bộ phận để tung ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới thường gặp nhiều rắc rối. Ví dụ, một công ty sản xuất ô tô với cơ cấu theo chức năng, khi thị trường chuyển hướng sang xe điện, việc chuyển đổi dây chuyền sản xuất sẽ đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận thiết kế, sản xuất, marketing… Quá trình này có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực, dẫn đến việc chậm chân so với các đối thủ cạnh tranh đã kịp thời thích nghi. Một khảo sát năm 2025 cho thấy, 70% các doanh nghiệp sử dụng cơ cấu chức năng gặp khó khăn trong việc ra mắt sản phẩm mới trong vòng 6 tháng kể từ khi nhận diện được nhu cầu thị trường.
Thêm vào đó, sự phụ thuộc vào chuyên môn riêng biệt của từng bộ phận cũng hạn chế khả năng thích ứng với công nghệ mới. Ví dụ, một công ty sử dụng phần mềm kế toán lỗi thời, việc chuyển đổi sang hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện đại (ERP) đòi hỏi sự hợp tác giữa bộ phận tài chính, công nghệ thông tin và vận hành. Tuy nhiên, sự thiếu phối hợp và hiểu biết hạn chế giữa các bộ phận về công nghệ mới có thể dẫn đến sự trì hoãn và thất bại trong quá trình chuyển đổi. Điều này có thể khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội tận dụng tối đa hiệu quả của công nghệ, làm giảm năng suất và hiệu quả hoạt động. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra mối liên hệ trực tiếp giữa việc chậm cập nhật công nghệ và sự suy giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Cuối cùng, thiếu tầm nhìn tổng thể về sự thay đổi của thị trường và công nghệ cũng là một điểm yếu của cơ cấu chức năng. Mỗi bộ phận chỉ tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của mình, dẫn đến việc khó nắm bắt được bức tranh toàn cảnh và xu hướng phát triển chung. Điều này làm giảm khả năng dự báo rủi ro và cơ hội, khiến doanh nghiệp khó đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời và hiệu quả để thích ứng với sự thay đổi. Một ví dụ điển hình là sự bùng nổ của thương mại điện tử, nhiều doanh nghiệp truyền thống vì thiếu tầm nhìn tổng quan đã không kịp thích ứng và bị tụt hậu so với các đối thủ online.
Tăng chi phí quản lý và vận hành
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, mặc dù có những ưu điểm nhất định, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro về chi phí quản lý và vận hành cao hơn so với các mô hình khác. Điều này xuất phát từ sự phân tán nguồn lực và thiếu sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận.
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tăng chi phí là sự tái tạo các chức năng tương tự nhau trong các bộ phận khác nhau. Ví dụ, trong một công ty sản xuất, bộ phận marketing và bộ phận bán hàng có thể đều có nhân viên phụ trách nghiên cứu thị trường, dẫn đến sự trùng lắp công việc và lãng phí nguồn nhân lực. Điều này không chỉ làm tăng chi phí tiền lương mà còn làm giảm hiệu quả tổng thể của hoạt động kinh doanh. Theo một nghiên cứu năm 2025 của Tạp chí Quản lý Kinh doanh, các công ty sử dụng cơ cấu chức năng có chi phí quản lý trung bình cao hơn 15% so với các công ty sử dụng cơ cấu ma trận hoặc nhóm dự án.
Chi phí quản lý cũng tăng lên do sự cần thiết phải có nhiều lớp quản lý trung gian để điều phối công việc giữa các bộ phận. Sự phức tạp trong việc truyền đạt thông tin và ra quyết định dẫn đến thời gian xử lý kéo dài, làm gia tăng chi phí ẩn như chi phí cơ hội và chi phí thời gian. Ví dụ, nếu một dự án bị trì hoãn do sự thiếu phối hợp giữa các bộ phận, công ty có thể mất đi cơ hội kinh doanh, dẫn đến thiệt hại về doanh thu. Thêm vào đó, việc quản lý, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của từng bộ phận cũng phức tạp và tốn kém hơn trong cơ cấu chức năng.
Cuối cùng, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận còn dẫn đến tăng chi phí liên quan đến việc giải quyết mâu thuẫn và xung đột nội bộ. Thời gian và nguồn lực dành cho việc giải quyết các vấn đề này lại tốn kém thêm. Giả sử có sự tranh chấp về tài nguyên giữa bộ phận sản xuất và bộ phận nghiên cứu và phát triển, việc tìm kiếm sự thỏa hiệp và giải quyết vấn đề sẽ cần thêm thời gian và chi phí. Đây là những yếu tố góp phần làm tăng chi phí quản lý và vận hành tổng thể của doanh nghiệp khi áp dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng.
Giảm tính trách nhiệm cá nhân và tinh thần làm việc nhóm
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, mặc dù có những ưu điểm nhất định, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều nhược điểm, trong đó có việc giảm tính trách nhiệm cá nhân và tinh thần làm việc nhóm. Việc phân chia công việc quá rõ ràng theo từng bộ phận chuyên biệt dẫn đến tình trạng mỗi người chỉ tập trung vào nhiệm vụ của mình, thiếu sự phối hợp và chia sẻ trách nhiệm với các bộ phận khác. Điều này làm suy yếu tinh thần đồng đội và giảm hiệu quả tổng thể của tổ chức.
Một trong những biểu hiện rõ rệt của vấn đề này là sự thiếu gắn kết giữa các bộ phận. Ví dụ, trong một công ty sản xuất, bộ phận thiết kế có thể hoàn thành bản vẽ mà không cần quan tâm đến khả năng sản xuất của bộ phận kỹ thuật, dẫn đến việc sản phẩm cuối cùng khó đáp ứng được yêu cầu thực tế. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian và tài nguyên mà còn làm giảm hiệu quả công việc. Kết quả là, trách nhiệm bị phân tán, không ai chịu hoàn toàn trách nhiệm cho sản phẩm cuối cùng. Thiếu sự liên kết giữa các bộ phận cũng ảnh hưởng đến tinh thần làm việc nhóm, tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh thay vì sự hợp tác.
Hơn nữa, khi trách nhiệm bị phân tán, sẽ khó xác định ai là người chịu trách nhiệm chính khi xảy ra sai sót. Tình trạng “đùn đẩy trách nhiệm” trở nên phổ biến, dẫn đến sự thiếu minh bạch và giảm hiệu quả giải quyết vấn đề. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tiêu cực, làm giảm động lực và sự cống hiến của nhân viên. Một nghiên cứu năm 2025 cho thấy, trong các công ty áp dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng cứng nhắc, tỉ lệ nhân viên cảm thấy thiếu động lực và không hài lòng với công việc cao hơn 25% so với các công ty áp dụng mô hình tổ chức linh hoạt hơn.
Cuối cùng, cơ cấu tổ chức theo chức năng khiến việc đo lường hiệu quả công việc của từng cá nhân trở nên khó khăn. Việc đánh giá hiệu quả chỉ dựa trên thành tích của từng bộ phận riêng lẻ, dẫn đến việc bỏ qua những đóng góp của các cá nhân trong việc phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác. Điều này dẫn đến việc thiếu công bằng trong việc khen thưởng và thăng tiến, làm giảm tinh thần làm việc của nhân viên và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả chung của công ty. Do đó, việc xem xét lại cơ cấu tổ chức và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm là rất cần thiết để cải thiện hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Khó khăn trong việc đo lường hiệu quả công việc của từng bộ phận
Đo lường hiệu quả công việc của từng bộ phận trong một cơ cấu tổ chức theo chức năng thường gặp nhiều thách thức. Sự phân chia công việc theo chức năng, mặc dù mang lại tính chuyên môn hóa cao, nhưng lại tạo ra những rào cản đáng kể trong việc đánh giá hiệu suất tổng thể và đóng góp riêng lẻ của mỗi bộ phận. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng hoạch định chiến lược và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp.
Một trong những khó khăn chính là phân bổ chính xác đầu ra (output) cho từng bộ phận. Trong một quy trình sản xuất phức tạp, sản phẩm cuối cùng là kết quả của sự phối hợp giữa nhiều bộ phận khác nhau. Ví dụ, trong một công ty sản xuất ô tô, bộ phận thiết kế, sản xuất, kiểm tra chất lượng đều đóng góp vào chất lượng sản phẩm cuối cùng. Việc gán tỷ lệ đóng góp cụ thể cho từng bộ phận để đánh giá hiệu quả là rất khó khăn, dễ dẫn đến đánh giá thiếu chính xác và không công bằng. Do đó, việc sử dụng các chỉ số đo lường hiệu quả truyền thống trở nên khó khả thi hơn.
Thêm vào đó, thiếu sự nhất quán trong các chỉ số đo lường cũng là một vấn đề nan giải. Mỗi bộ phận có thể có những mục tiêu và chỉ số đo lường khác nhau, khiến việc so sánh và tổng hợp hiệu quả giữa các bộ phận trở nên khó khăn. Điều này gây ra sự thiếu minh bạch và khó khăn trong việc đưa ra các quyết định quản lý dựa trên dữ liệu. Chẳng hạn, bộ phận marketing có thể đo lường hiệu quả bằng số lượng khách hàng tiềm năng, trong khi bộ phận bán hàng lại tập trung vào doanh số bán hàng. Sự khác biệt này làm cho việc đánh giá tổng thể hiệu quả hoạt động của cả công ty trở nên phức tạp.
Hơn nữa, việc xác định rõ ràng mối liên hệ giữa đầu vào (input) và đầu ra (output) của từng bộ phận cũng gặp nhiều khó khăn. Trong thực tế, đầu ra của một bộ phận lại là đầu vào cho bộ phận khác, tạo nên một chuỗi hoạt động liên hoàn. Sự phức tạp này khiến việc phân tích và đánh giá đóng góp của từng bộ phận trở nên khó khăn hơn. Để khắc phục điều này, cần có hệ thống đo lường hiệu quả toàn diện, xem xét toàn bộ chuỗi hoạt động và mối quan hệ giữa các bộ phận. Việc ứng dụng các công cụ phân tích dữ liệu hiện đại như Business Intelligence và Data Analytics có thể hỗ trợ đáng kể trong việc giải quyết vấn đề này.
Cuối cùng, thiếu sự minh bạch trong việc giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận cũng làm cản trở việc đo lường hiệu quả công việc. Thiếu thông tin dẫn đến khó khăn trong việc nắm bắt toàn diện tình hình hoạt động của từng bộ phận và đánh giá chính xác hiệu quả công việc. Để giải quyết vấn đề này, cần thiết lập một hệ thống báo cáo và chia sẻ thông tin hiệu quả, đảm bảo sự minh bạch và liên lạc tốt giữa các bộ phận. Nỗ lực xây dựng văn hóa doanh nghiệp cởi mở và chia sẻ thông tin là một yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu này.
Khó khăn trong việc thăng tiến và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, mặc dù có những ưu điểm riêng, lại tiềm ẩn nhiều thách thức đối với sự thăng tiến và phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Điều này gây ra sự bất cập trong việc tạo cơ hội phát triển toàn diện cho từng cá nhân, khiến năng lực và tiềm năng của họ không được khai thác tối đa. Một hệ quả dễ thấy là sự thiếu động lực và giảm năng suất làm việc.
Một trong những khó khăn chính là thiếu cơ hội luân chuyển công việc. Trong cơ cấu chức năng, nhân viên thường bị giới hạn trong phạm vi công việc của bộ phận mình. Họ ít có cơ hội tiếp xúc với các lĩnh vực khác, hạn chế việc mở rộng kỹ năng và kiến thức. Ví dụ, một nhân viên kế toán chỉ làm việc với con số, sẽ khó có cơ hội phát triển kỹ năng giao tiếp, quản lý dự án hay lãnh đạo nếu không có chính sách luân chuyển hợp lý. Điều này gây ra sự giới hạn trong việc thăng tiến, vì cơ hội thăng tiến thường chỉ xuất hiện trong phạm vi bộ phận, dẫn đến cạnh tranh nội bộ khốc liệt và cơ hội phát triển bị thu hẹp. Theo một nghiên cứu năm 2025 của tạp chí Quản lý Doanh nghiệp, 70% nhân viên trong các công ty sử dụng cơ cấu chức năng truyền thống cảm thấy thiếu cơ hội phát triển nghề nghiệp.
Thêm vào đó, quá trình đánh giá hiệu quả công việc cũng gặp nhiều khó khăn. Việc đánh giá thường chỉ tập trung vào hiệu quả công việc của từng bộ phận, chứ không đánh giá toàn diện năng lực của từng cá nhân. Điều này dẫn đến việc bỏ sót những nhân viên tài năng nhưng không có cơ hội thể hiện mình trong phạm vi công việc hiện tại. Hệ thống thăng tiến thiếu minh bạch cũng là một vấn đề đáng lo ngại. Thiếu sự công bằng và minh bạch trong quy trình thăng tiến có thể gây ra sự bất mãn và làm giảm động lực làm việc của nhân viên. Sự thiếu cơ sở dữ liệu và tiêu chí đánh giá rõ ràng về năng lực, kinh nghiệm cũng góp phần tạo nên sự bất công này.
Cuối cùng, sự thiếu hỗ trợ và đào tạo cũng là một rào cản lớn. Trong một cơ cấu chức năng, bộ phận đào tạo thường bị tách biệt, dẫn đến việc đào tạo không được cá nhân hóa và không đáp ứng được nhu cầu phát triển cụ thể của từng nhân viên. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh công nghệ hiện nay, đòi hỏi nhân viên cần phải liên tục cập nhật kiến thức và kỹ năng. Thiếu những chương trình đào tạo bài bản, định hướng nghề nghiệp rõ ràng sẽ khiến nhân viên khó có thể thích ứng và thăng tiến trong môi trường làm việc năng động.
Ảnh hưởng tiêu cực đến sự hài lòng của nhân viên và năng suất làm việc
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, dù có những ưu điểm nhất định, lại tiềm ẩn nhiều nhược điểm ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự hài lòng và năng suất làm việc của nhân viên. Điều này xuất phát từ việc thiếu sự kết nối và tương tác giữa các bộ phận, dẫn đến nhiều vấn đề khó giải quyết.
Một trong những ảnh hưởng tiêu cực rõ rệt là giảm tinh thần làm việc nhóm. Do sự phân chia công việc quá cứng nhắc theo từng phòng ban, nhân viên thường chỉ tập trung vào nhiệm vụ cá nhân mà thiếu đi sự hợp tác, chia sẻ thông tin và hỗ trợ lẫn nhau. Điều này dẫn đến việc giảm hiệu quả tổng thể và tạo ra cảm giác cô lập, giảm động lực làm việc. Ví dụ, trong một công ty sản xuất, bộ phận thiết kế có thể hoàn thành thiết kế mà không có sự tham vấn từ bộ phận sản xuất, dẫn đến sản phẩm khó sản xuất hoặc không đáp ứng được yêu cầu thực tế. Kết quả là, cả hai bộ phận đều cảm thấy thất vọng và giảm năng suất.
Bên cạnh đó, thiếu sự công nhận và thăng tiến cũng là nguyên nhân chính gây ra sự bất mãn. Trong cơ cấu tổ chức theo chức năng, con đường thăng tiến thường bị hạn chế trong phạm vi bộ phận. Nhân viên xuất sắc có thể bị “mắc kẹt” trong vị trí hiện tại, dù họ có năng lực và đóng góp lớn hơn. Điều này làm giảm động lực làm việc và khiến họ tìm kiếm cơ hội ở nơi khác. Theo một khảo sát năm 2025 của Tạp chí Quản lý Nhân sự, hơn 70% nhân viên rời bỏ công việc vì thiếu cơ hội phát triển nghề nghiệp.
Hơn nữa, sự thiếu minh bạch trong quy trình làm việc cũng góp phần làm giảm sự hài lòng. Khi thông tin chỉ được chia sẻ nội bộ trong từng bộ phận, nhân viên khó có thể hiểu rõ mục tiêu tổng thể của công ty và vai trò của mình trong đó. Điều này dẫn đến sự thiếu động lực và cảm giác công việc của họ không có ý nghĩa. Nhân viên cảm thấy bị cô lập và không được kết nối với thành công chung của công ty, dẫn đến sự giảm sút về năng suất và sự tận tâm.
Cuối cùng, sự cứng nhắc trong quy trình dẫn đến khó khăn trong việc thích ứng với sự thay đổi. Trong môi trường kinh doanh năng động hiện nay, khả năng thích ứng là yếu tố then chốt. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo chức năng thường thiếu sự linh hoạt và khó thích nghi với những thay đổi đột ngột của thị trường. Điều này dẫn đến việc chậm trễ trong việc ra quyết định và thực hiện các chiến lược kinh doanh mới, gây thiệt hại cho cả công ty và ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý và năng suất làm việc của nhân viên. Sự thiếu thích ứng này khiến nhân viên cảm thấy bất an và lo lắng về tương lai công việc của mình.
Làm chậm quá trình ra quyết định và thực hiện dự án
Cơ cấu tổ chức theo chức năng, mặc dù mang lại những lợi ích nhất định, nhưng lại tiềm ẩn nhiều nhược điểm, trong đó có việc làm chậm quá trình ra quyết định và thực hiện dự án. Điều này xuất phát từ sự phân chia công việc cứng nhắc theo các bộ phận chuyên môn, dẫn đến thiếu sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.
Thông tin không được luân chuyển một cách trơn tru giữa các bộ phận. Việc cần sự phê duyệt từ nhiều cấp quản lý khác nhau, mỗi cấp đều theo dõi và xử lý thông tin thông qua góc nhìn riêng biệt của bộ phận mình, dẫn đến mất thời gian và làm chậm tiến độ. Ví dụ, một dự án cần sự phối hợp giữa bộ phận Marketing, R&D và Sản xuất. Nếu bộ phận Marketing cần thông tin từ R&D để xây dựng chiến dịch, nhưng sự chậm trễ trong việc cung cấp thông tin này sẽ gây ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án. Theo khảo sát của Harvard Business Review năm 2025, 70% các dự án bị trì hoãn liên quan đến sự thiếu phối hợp giữa các bộ phận trong cơ cấu chức năng.
Thêm vào đó, quy trình ra quyết định trở nên phức tạp hơn. Mỗi bộ phận sẽ có quan điểm và lợi ích riêng, dẫn đến những cuộc tranh luận kéo dài, gây lãng phí thời gian và tài nguyên. Việc đạt được sự đồng thuận từ tất cả các bên liên quan trở nên khó khăn, đặc biệt là trong những trường hợp cấp thiết cần đưa ra quyết định nhanh chóng. Một quyết định nhỏ cũng cần phải được phê duyệt qua nhiều lớp, từ trưởng bộ phận đến giám đốc, thậm chí đến ban quản lý cấp cao, làm chậm toàn bộ quá trình. Đây là một nhược điểm lớn của cơ cấu tổ chức theo chức năng, gây ra sự chậm trễ đáng kể.
Hơn nữa, trách nhiệm trong thực hiện dự án trở nên khó xác định rõ ràng. Khi một vấn đề phát sinh, việc tìm ra bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết sẽ mất nhiều thời gian. Sự thiếu rõ ràng về trách nhiệm dẫn đến sự chậm trễ trong việc xử lý vấn đề, gây ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án. Thậm chí, có thể xảy ra tình trạng “đùn đẩy” trách nhiệm giữa các bộ phận, càng làm trầm trọng thêm tình trạng trì hoãn.
Cuối cùng, sự thiếu linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch dự án cũng góp phần làm chậm quá trình thực hiện. Trong một môi trường kinh doanh năng động, việc thích ứng với những thay đổi bất ngờ là rất quan trọng. Tuy nhiên, trong cơ cấu tổ chức theo chức năng, việc thay đổi kế hoạch thường gặp nhiều khó khăn do cần sự đồng ý của nhiều bên liên quan. Điều này dẫn đến việc mất nhiều thời gian để thích ứng với những thay đổi của thị trường và công nghệ, làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Khó khăn trong việc quản lý và giám sát hiệu quả công việc
Quản lý và giám sát hiệu quả công việc là thách thức lớn đối với các tổ chức, đặc biệt là những đơn vị hoạt động theo cơ cấu chức năng. Sự thiếu minh bạch và khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận dẫn đến nhiều vấn đề, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động chung. Nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo chức năng thường thể hiện rõ nét nhất ở khía cạnh quản lý và giám sát này.
Một trong những khó khăn chính là việc theo dõi tiến độ công việc xuyên suốt các bộ phận. Do tính chất chuyên môn hóa cao, mỗi bộ phận thường tập trung vào nhiệm vụ riêng, dẫn đến thiếu sự liên kết tổng thể. Ví dụ, trong một công ty sản xuất, bộ phận thiết kế có thể hoàn thành bản vẽ đúng hạn, nhưng bộ phận sản xuất lại gặp vấn đề về nguyên vật liệu, gây chậm trễ toàn bộ dự án. Việc giám sát và điều phối giữa các bộ phận đòi hỏi sự nỗ lực lớn từ ban quản lý, và không phải lúc nào cũng hiệu quả. Thiếu một hệ thống quản lý dự án tập trung và các công cụ hỗ trợ thích hợp sẽ càng làm trầm trọng thêm tình trạng này.
Khó khăn khác nằm ở việc đánh giá hiệu quả công việc của từng bộ phận. Do ranh giới nhiệm vụ rõ ràng, việc đánh giá chỉ tập trung vào thành tích của từng bộ phận riêng lẻ, bỏ qua sự đóng góp tổng thể vào mục tiêu chung của công ty. Điều này có thể dẫn đến tình trạng “truyền lửa” giữa các bộ phận, hay nói cách khác là thiếu sự hợp tác để đạt được mục tiêu chung. Năm 2025, một khảo sát của [Tên tổ chức nghiên cứu uy tín] cho thấy rằng 70% công ty sử dụng cơ cấu tổ chức chức năng gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả tổng thể, dẫn đến việc phân bổ nguồn lực không hiệu quả.
Thêm vào đó, việc giám sát hiệu quả còn gặp trở ngại do thiếu thông tin minh bạch. Thông tin thường bị giam cầm trong từng bộ phận, gây khó khăn cho việc nắm bắt toàn cảnh hoạt động của công ty. Kết quả là, ban quản lý không thể kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh, dẫn đến việc ra quyết định chậm trễ và thiếu chính xác. Thiếu một hệ thống báo cáo thống nhất và minh bạch càng làm trầm trọng thêm tình trạng này, khiến việc giám sát và đánh giá trở nên khó khăn hơn. Cuối cùng, sự thiếu minh bạch này cũng làm giảm tính trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc tổng thể.
Giáo sư Nguyễn Lân Dũng là nhà khoa học hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực vi sinh vật học (wiki), với hơn nửa thế kỷ cống hiến cho giáo dục và nghiên cứu. Ông là con trai Nhà giáo Nhân dân Nguyễn Lân, thuộc gia đình nổi tiếng hiếu học. Giáo sư giữ nhiều vai trò quan trọng như Chủ tịch Hội các ngành Sinh học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội và đã được phong tặng danh hiệu Nhà giáo Nhân dân năm 2010.