Là một chủ doanh nghiệp, việc giám sát hàng tồn kho và vật liệu đặt hàng và hàng hóa có thể được bán không phải là một nhiệm vụ dễ dàng nhưng nó chắc chắn là điều cần thiết cho sự thành công của một doanh nghiệp. PO (Đơn đặt hàng) rất quan trọng đối với các quy trình quản lý tốt, mặc dù nhiều doanh nhân không hiểu họ thực sự là gì hoặc làm thế nào để sử dụng chúng để đạt được thành công tài chính.
PO (đơn đặt hàng) là gì?
PO (Đơn đặt hàng) là một đơn đặt hàng, một tài liệu thương mại được gửi từ người mua cho các nhà cung cấp để ủy quyền mua hàng. Trong hầu hết các trường hợp, PO cũng là một hợp đồng ràng buộc chính thức trong quá trình mua hàng hóa và dịch vụ. Giống như “giỏ hàng” trên trang web thương mại điện tử, PO về cơ bản là một danh sách những thứ mà người mua muốn mua. Nó cung cấp chi tiết về các đơn đặt hàng, bao gồm số lượng, loại sản phẩm, giá mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng.
Bằng cách gửi đơn đặt hàng, người mua cam kết mua hàng hóa/ dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận. Vì đơn đặt hàng được thực hiện trước khi người mua nhận hóa đơn, PO sẽ cung cấp cho người bán một bảo hiểm ngăn chặn không thanh toán.
Nội dung trên PO
Thông tin chi tiết về hàng hóa trong mỗi PO thường bao gồm các thành phần như số lượng hàng hóa, giá đơn vị, điều kiện giao hàng, bao bì, phương thức thanh toán, giới hạn thời gian, cam kết từ cả người bán và người mua. Mỗi đơn hàng có thể có thông tin riêng biệt, tùy thuộc vào sự lựa chọn của người bán và người mua, cũng như các đặc điểm của mỗi doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Các nội dung cơ bản phổ biến trên PO bao gồm:
- Số và ngày (số và ngày)
- Người bán/Người mua: Tên, Liên hệ, Tel/Fax (Thông tin người mua, Người bán)
- Mô tả hàng hóa/hàng hóa/sản phẩm (Mô tả hàng hóa)
- Số lượng (số lượng)
- Thông số kỹ thuật/chất lượng (sản phẩm, thông số kỹ thuật)
- Đơn giá (Đơn giá)
- Tổng số tiền (giá trị hợp đồng)
- Điều khoản thanh toán (Điều kiện thanh toán)
- INCOTERMS (điều kiện giao hàng)
- Hướng dẫn đặc biệt (Giảm giá, FOC …)
- Chữ ký (Chữ ký).
Lợi ích của PO (Đơn đặt hàng)
Lợi ích cho người mua
Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: PO là một tài liệu pháp lý ràng buộc, giúp đảm bảo rằng cả người mua và người bán đều hiểu các điều khoản của đơn đặt hàng. Tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp trong tương lai.
Tăng hiệu quả đặt hàng: PO giúp người mua theo dõi và quản lý các đơn đặt hàng hiệu quả hơn. Thông tin về các đơn đặt hàng được nêu rõ ràng trong PO, giúp người mua dễ dàng kiểm tra, giám sát và xử lý các đơn đặt hàng.
Kiểm soát chi phí: Thông tin về giá cả, số lượng, thời gian giao hàng, … được nêu rõ trong PO, giúp người mua dễ dàng so sánh và chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
Giám sát và đánh giá hiệu quả: Sử dụng PO cho phép người mua theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình mua hàng. Bằng cách so sánh PO với hóa đơn và kết quả thực tế, người mua có thể xác định xem người bán có đáp ứng các yêu cầu được đặt ra hay không.
Lợi ích cho người bán
Nhận đơn đặt hàng rõ ràng: PO giúp người bán hiểu được nhu cầu của người mua, giúp họ chuẩn bị hàng hóa và giao hàng đúng hạn.
Bảo vệ pháp lý: PO là một tài liệu pháp lý ràng buộc, giúp người bán được bảo vệ nếu người mua không trả tiền hoặc không nhận hàng.
Tăng cường mối quan hệ với khách hàng: PO giúp người bán củng cố mối quan hệ của họ với khách hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp và danh tiếng của doanh nghiệp.
Các hình thức PO phổ biến hiện tại
Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp, có nhiều loại PO khác nhau. Bao gồm một số loại phổ biến như:
Đơn đặt hàng tiêu chuẩn
Loại PO tiêu chuẩn này được sử dụng phổ biến nhất. Nó chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và điều khoản và điều kiện liên quan đến việc mua hàng.
Đơn đặt hàng chăn
Đơn đặt hàng chăn được sử dụng khi một doanh nghiệp muốn mua từ một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Thay vì cung cấp thông tin chi tiết về từng đơn đặt hàng cụ thể, PO này chỉ ra số lượng, giá cả và các điều kiện chung.
Đơn đặt hàng hợp đồng
Loại PO này được sử dụng trong trường hợp mua hợp đồng dài hạn. Bao gồm các điều khoản và điều kiện chi tiết của hợp đồng, chẳng hạn như thời gian giao hàng, giá cả, quy định chất lượng và điều kiện thanh toán.
Đơn đặt hàng theo kế hoạch
Đơn đặt hàng theo kế hoạch được sử dụng để xác định các giao dịch mua trong tương lai dựa trên các kế hoạch sản xuất hoặc dự án. Nó không yêu cầu thông tin về ngày giao hàng cụ thể, nhưng chỉ xác định số lượng và thời gian ước tính để mua.
Đơn đặt hàng dịch vụ
Loại PO này được sử dụng khi mua dịch vụ thay vì vật liệu. Chứa thông tin về dịch vụ cần thiết, thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả và các điều kiện liên quan khác.
Mục đích của PO là gì?
PO (Đơn đặt hàng) là một thỏa thuận pháp lý để bảo vệ cả người mua và người bán. Sau khi được nhà cung cấp chấp nhận, đơn đặt hàng sẽ trở thành hợp đồng pháp lý. Nếu không có hợp đồng để điều chỉnh mối quan hệ giữa người mua và người bán, đơn đặt hàng có thể được sử dụng thay vì hợp đồng. Cung cấp bảo vệ pháp lý cho cả người mua và người bán.
Mỗi PO được gán một số duy nhất, được gọi là số đơn đặt hàng, để hỗ trợ cả người mua và người bán trong việc theo dõi việc giao hàng và thanh toán cho mỗi yêu cầu mua hàng.
Cụ thể, PO có các mục đích sau:
Xác nhận yêu cầu mua hàng: PO là tài liệu chính thức xác nhận yêu cầu mua hàng của người mua cho nhà cung cấp. Khi nhận PO, nhà cung cấp sẽ biết chính xác những gì người mua cần mua, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, …
Trách nhiệm của hai bên: Khi PO được ký bởi cả người mua và nhà cung cấp, nó sẽ trở thành một hợp đồng pháp lý giữa hai bên. Điều này có nghĩa là cả hai bên chịu trách nhiệm thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong đơn đặt hàng.
Cơ sở thanh toán: PO là một tài liệu quan trọng để người mua xác định số tiền phải trả cho nhà cung cấp. Mua nhà sẽ dựa trên thông tin về số lượng, giá cả, … trong PO để thực hiện hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp.
Quản lý quy trình đặt hàng: PO giúp người mua quản lý quy trình đặt hàng một cách hiệu quả. Thông qua PO, người mua có thể theo dõi tiến trình đặt hàng, xác định các vấn đề phát sinh (nếu có) và cung cấp các giải pháp kịp thời.
Cơ sở cho kế hoạch sản xuất: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, PO có thể được sử dụng làm cơ sở cho kế hoạch sản xuất. Các doanh nghiệp có thể dựa trên thông tin trong PO để xác định lượng hàng hóa cần thiết, để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Cơ sở để kiểm soát chất lượng: PO có thể được sử dụng làm cơ sở để kiểm soát chất lượng hàng hóa. Dựa trên thông tin trong PO, người mua có thể xác định các tiêu chuẩn chất lượng của hàng hóa sẽ được mua.
Phân biệt PO và PI (Hóa đơn Procforma) và Hợp đồng bán hàng (SC)
Phân biệt | PO (Đơn đặt hàng) | PI (Hóa đơn Procforma) | Hợp đồng bán hàng (SC) |
Mục đích | Mua ủy quyền | Ghi lại các thỏa thuận | Điều chỉnh các điều khoản bán hàng |
Thời gian | Trước khi giao hàng | Trước khi giao hàng | Trước khi giao hàng hoặc sau khi giao hàng |
Thiên nhiên | Được gửi từ người mua đến người bán | Được gửi từ người bán cho người mua | Được gửi từ người bán cho người mua |
Nội dung | Chứa thông tin về số lượng, mô tả, giá đơn giá và các yêu cầu khác về hàng hóa/ dịch vụ mà người mua muốn mua | Bao gồm thông tin chi tiết về số lượng, mô tả, giá đơn giá, thuế và các điều khoản thanh toán dự kiến | Chứa thông tin về các điều khoản và điều kiện của giao dịch, bao gồm giá bán, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, điều kiện bảo hành và các điều khoản liên quan khác |
Tính hợp pháp | Không có hợp pháp cao như Pi và SC | Một số hợp pháp, nhưng thường không được coi là một hợp đồng chính thức | Hợp pháp cao, được coi là một hợp đồng chính thức giữa hai bên |
Đơn đặt hàng Puchase (Đơn đặt hàng)
Bước 1. Yêu cầu mua hàng: Những người cần mua hàng trong tổ chức (thường là các bộ phận như mua, kế toán, quản lý dự án) tạo ra các yêu cầu mua hàng. Yêu cầu này bao gồm thông tin sản phẩm, số lượng, giá đơn vị và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác.
Bước 2. Xác nhận yêu cầu: Yêu cầu mua hàng được gửi đến các bộ phận liên quan để xác nhận và phê duyệt. Quá trình phê duyệt thường phụ thuộc vào cấp bậc và quyền hạn của mỗi người trong tổ chức.
Bước 3. Tạo đơn đặt hàng: Sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, đơn đặt hàng (PO) sẽ được tạo bởi người mua
Bước 4. Phê duyệt PO: PO sau đó được gửi đến các bộ phận liên quan (như mua, kế toán) để xem xét và phê duyệt. Quy trình phê duyệt PO có thể yêu cầu phê duyệt từ một hoặc nhiều người có quyền trong tổ chức.
Bước 5. Gửi PO cho nhà cung cấp: Sau khi PO đã được phê duyệt, lần tiếp theo sẽ được gửi cho nhà cung cấp. Thông qua PO, nhà cung cấp sẽ nhận được thông tin chi tiết về các đơn đặt hàng và yêu cầu cần được tuân thủ.
Bước 6. Xác nhận PO từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp xem xét PO và xác nhận các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng, đảm bảo rằng cả các tổ chức và nhà cung cấp đều đồng ý về các điều khoản của hợp đồng.
Bước 7. Giao hàng và biên lai: Sau khi PO đã được xác nhận, nhà cung cấp sẽ thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ theo yêu cầu trong PO. Từ tổ chức, người nhận sẽ kiểm tra và xác nhận xem hàng hóa/ dịch vụ có đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu trong PO hay không.
Bước 8. Xử lý thanh toán: Sau khi nhận được và xác nhận hàng hóa/ dịch vụ, bộ phận kế toán sẽ tiến hành xử lý thanh toán cho các nhà cung cấp dựa trên thông tin trong PO.
Cách quản lý PO một cách hiệu quả cho các doanh nghiệp
Quản lý PU (Đơn đặt hàng) hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Một số cách quản lý PO hiệu quả cho các doanh nghiệp:
Xác định quy trình quản lý PO: Xác định và thiết lập một quy trình rõ ràng để tạo, phê duyệt và giám sát PO, đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quản lý PO.
Tích hợp hệ thống quản lý PO: Sử dụng phần mềm PO hoặc hệ thống quản lý để tạo, giám sát và lưu trữ thông tin liên quan đến PO. Hệ thống này giúp tăng hiệu quả, giảm thiểu lỗi, tăng giám sát và xác minh thông tin.
Tính xác thực và sự chấp thuận của PO: Hãy chắc chắn rằng mỗi PO được xác thực và phê duyệt trước khi được gửi cho nhà cung cấp. Quá trình này giúp đảm bảo rằng các mặt hàng được đặt hàng là chính xác và phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp.
Quản lý lịch trình và giám sát PO: Giám sát quá trình gửi PO, giao hàng và thanh toán, đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được giao đúng hạn và các vấn đề liên quan được giải quyết kịp thời.
Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp: Bằng cách thiết lập thông tin liên lạc thường xuyên và cung cấp phản hồi, các doanh nghiệp có thể đảm bảo nhà cung cấp hiểu các yêu cầu và đáp ứng đúng hạn.
Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp: Giám sát và đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và dịch vụ khách hàng. Từ đó, chọn nhà cung cấp cho phù hợp, tránh mất thời gian ở cả hai bên.
Tối ưu hóa quá trình PO: Định kỳ xem xét và cải thiện quy trình quản lý PO để tăng hiệu quả và giảm thiểu chất thải. Tìm cách để tối ưu hóa việc sáng tạo, phê duyệt và xử lý PO.
Đào tạo và nâng cao nhận thức: Đảm bảo nhân viên liên quan đến quản lý PO được đào tạo và làm chủ các quy trình và các quy định liên quan. Đồng thời, tạo cơ hội cho nhân viên cải thiện kỹ năng và hiểu biết về quản lý đơn đặt hàng.
Trong quản lý chuỗi cung ứng và kinh doanh, đơn đặt hàng (PO) đã trở thành một thuật ngữ quan trọng. Kết hợp các yêu cầu mua hàng và cam kết tài chính, PO là một công cụ để chỉ định chi tiết giao dịch giữa người mua và người bán. Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, giá cả và điều kiện giao hàng, PO được coi là nền tảng cho một quy trình giao dịch đáng tin cậy và minh bạch. PO không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro và xung đột trong các giao dịch giao dịch, mà còn đảm bảo hiệu quả và hiệu quả của toàn bộ quá trình cung cấp.
Giáo sư Nguyễn Lân Dũng là nhà khoa học hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực vi sinh vật học (wiki), với hơn nửa thế kỷ cống hiến cho giáo dục và nghiên cứu. Ông là con trai Nhà giáo Nhân dân Nguyễn Lân, thuộc gia đình nổi tiếng hiếu học. Giáo sư giữ nhiều vai trò quan trọng như Chủ tịch Hội các ngành Sinh học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội và đã được phong tặng danh hiệu Nhà giáo Nhân dân năm 2010.