OKRS là khung thiết lập mục tiêu, trong khi KPIS theo dõi hiệu suất mục tiêu, là hai trong số các công cụ phổ biến nhất được sử dụng để đo lường hiệu quả kinh doanh. Mặc dù cả hai đều có lợi ích lớn, chúng khác nhau về cách đo lường thành công và thúc đẩy tăng trưởng.
KPI là gì?
KPI là viết tắt của chỉ số hiệu suất chính, là một chỉ số đánh giá hiệu suất chính, cho thấy tình hình hiện tại của hiệu suất của một tổ chức. KPI được áp dụng rộng rãi để đánh giá hiệu suất của các dự án, sản phẩm hoặc hiệu suất của nhân viên. KPI có thể được coi là một chỉ số muộn vì chúng chỉ ra cách thức hoạt động của doanh nghiệp trong một thời gian cụ thể.
KPI cao cấp tập trung vào hiệu suất chung của doanh nghiệp, các KPI thấp tập trung vào các quy trình trong các phần như bán hàng, nhân sự, tiếp thị, …
Mặc dù KPI rất phù hợp để đo lường, nhưng đây là những chỉ số độc lập, họ nói khi một biện pháp tốt hay xấu, nhưng không truyền đạt hướng mà nhóm cần làm.
Ví dụ về KPI
Chẳng hạn như KPI (Chỉ số hiệu suất chính) của Nhóm Tiếp thị trong Công ty X là tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng trên trang web. Để đo lường hiệu quả của trang web, một KPI cụ thể có thể là tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng từ số lần truy cập trang web đến số lượng đơn đặt hàng được đặt thành công.
Chỉ số này có thể được tính bằng cách chia số lượng đơn đặt hàng được đặt thành công cho số lượng trang web, nhân với 100 để tính tỷ lệ phần trăm. KPI này rất quan trọng để đo lường hiệu quả của chiến dịch quảng cáo, thiết kế trang web và các hoạt động liên quan khác. Nếu KPI này không đáp ứng các mục tiêu, các nhà quản lý cần xem xét chiến lược và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện hiệu quả.
OKRS là gì?
OKR là viết tắt của “kết quả khách quan và chính”, đó là mục tiêu và kết quả chính, đây là một phương pháp đơn giản tạo ra liên kết và sự tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.
OKRS cung cấp một bối cảnh quan trọng và hướng bị thiếu trong KPI. Mục tiêu mô tả những gì các doanh nghiệp muốn đạt được, trong khi kết quả chính cho thấy cách biết rằng các doanh nghiệp đang tiến triển với mục tiêu của họ. Không giống như KPI, OKR có thể được coi là một chỉ số hàng đầu vì chúng có liên quan đến kinh doanh hoặc tác động trong tương lai mà các doanh nghiệp đang cố gắng đạt được.
- Mục tiêu (o): Nơi các doanh nghiệp muốn đi.
- Kết quả chính – Kết quả chính (KRS): Kết quả chỉ ra rằng doanh nghiệp đã đến.
Ví dụ okr
Ví dụ, OKRS (mục tiêu và kết quả chính) của một doanh nghiệp bán hàng.
Mục tiêu: Tăng doanh số trong quý thứ ba của năm nay.
Kết quả chính:
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng từ 3% lên 5% bằng cách tối ưu hóa trang web bán hàng, chiến dịch quảng cáo, thương hiệu, trang web SEO.
- Tăng số lượng khách hàng mới đăng ký lên 5000 người bằng cách tăng chi phí quảng cáo, cung cấp các chương trình khuyến mãi hấp dẫn và các hoạt động tiếp thị khác.
- Giảm tỷ lệ hủy từ 10% xuống 3% bằng cách cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ, vận chuyển, sau -sales, …
Trong ví dụ này, mục tiêu (mục tiêu chính) là tăng doanh số trong quý thứ ba của năm nay. Để đạt được mục tiêu này, công ty đã thiết lập 3 khóa cụ thể (kết quả chính) để đo lường tiến trình, đánh giá hiệu quả của các hoạt động. Mỗi kết quả chính được chỉ định, rõ ràng và được đo lường để đánh giá xem có đạt được mục tiêu chính hay không.
Việc thiết lập kết quả khách quan và chính để công ty tập trung vào các hoạt động cốt lõi để đạt được các mục tiêu chính và phát triển một kế hoạch hành động cụ thể. Nếu kết quả chính không đạt được các mục tiêu đã đặt ra, ban quản lý cần xem xét chiến lược và điều chỉnh các điểm không tốt.
So sánh KPI và OKRS
Sự tương đồng
- Cả hai công cụ đều đo lường hiệu quả và đánh giá tiến trình của các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Cả KPI và OKR đều có tác động tích cực đến hiệu suất trong các doanh nghiệp, bao gồm cả lớn hoặc nhỏ.
- Khi đặt mục tiêu, cả KPI và OKR phải tuân theo thông minh, nghĩa là phải cụ thể, có khả năng thực hiện, thực tế, có thể được đo lường và có một thuật ngữ.
Điểm khác nhau
KPI | Okrs |
Đại diện cho chỉ báo hiệu suất chính | Chữ viết tắt của “Kết quả khách quan và chính (kết quả chính) |
Đo lường hiệu quả của các hoạt động cốt lõi trong doanh nghiệp để nói dễ dàng, KPI tập trung vào kết quả cuối cùng | Đặt mục tiêu rõ ràng và đo lường tiến trình để đạt được mục tiêu đó Và OKRS tập trung vào quá trình và tiến bộ đạt được mục tiêu |
KPI thường dính vào lý thuyết MBO truyền thống về việc gán phân tầng từ trên xuống, còn được gọi là loại “thác nước rơi”. | Mục tiêu OKRS thường được đặt theo 3 hướng: từ trên xuống, từ dưới đến, đường chéo. |
Thường được đo lường và điều chỉnh liên tục, có thể có nhiều KPI tương tự từ quý này sang quý, năm này qua năm khác nhưng mục tiêu vẫn có thể thay đổi. | Trong một khoảng thời gian nhất định, có thể thay đổi từ quý này sang quý, năm này qua năm khác khi nó đã đạt được tiến bộ đáng kể. |
Quá trình chuyển đổi từ KPI sang OKRS
Công nghệ bùng nổ hiện tại làm cho nhiều nhà lãnh đạo chuyển sang mô hình quản lý OKRS, bởi vì nó phù hợp hơn cho các doanh nghiệp lớn. Quá trình chuyển đổi từ KPI sang OKRS bao gồm:
Đặt mục tiêu và tạo kết quả chính từ KPI
Cần phải đặt các mục tiêu chính, sau đó để KPI vào mô hình và coi đó là kết quả chính trong OKRS. Cần phải đảm bảo không nhồi nhét quá nhiều KPI cho một mục tiêu, khoảng 1-3 KPI là hợp lý. Mỗi OKR không nên có nhiều hơn 10 kết quả chính, lưu ý rằng kết quả chính càng ít thì càng dễ triển khai.
Xác định kết quả chính
Dựa trên mô hình thông minh để xác định kết quả chính chính xác:
- S (cụ thể) – Đặc điểm cụ thể: Các kết quả chính phải rõ ràng và cụ thể để tất cả các thành viên có liên quan được hiểu.
- M (có thể đo lường) có thể được đo lường: Các kết quả chính phải được đo lường để thành công và không thành công.
- Một (có thể đạt được) – Tính khả thi: Đây có phải là kết quả chính thực tế, nó có thể đạt được không?
- R (có liên quan) – Liên quan: Những kết quả chính này có liên quan, quan trọng đối với các mục tiêu đã đặt không?
- T (giới hạn thời gian)-với giới hạn thời gian: cần phải có một thuật ngữ cụ thể để thực hiện các mục tiêu, thường là giới hạn thời gian là khoảng 1 quý.
Sử dụng một công cụ giám sát phù hợp
Trên thực tế, việc triển khai mô hình OKRS không dễ dàng như quy trình được nêu ra. Không phải tất cả các doanh nghiệp đều sở hữu nhân viên xuất sắc và xuất sắc, các doanh nghiệp phải duy trì kỷ luật, văn hóa làm việc và cam kết của nhân viên để phát triển mạnh mẽ. Các doanh nghiệp nên kết hợp cả KPI và OKR song song để làm cho nó thuận tiện hơn để đặt và đạt được mục tiêu.
Một số ghi chú khi xây dựng KPI và OKRS
Xác định các mục tiêu rõ ràng và cụ thể trước khi phát triển các mục tiêu KPI
Cần xác định mục tiêu KPI chính xác dựa trên kết quả thực tế của doanh nghiệp, chẳng hạn như doanh thu hàng quý trước đó, do đó sắp xếp các tài nguyên phù hợp để xây dựng KPI
Đánh giá sự công bằng và khách quan về hiệu suất của nhân viên, phòng ban, phòng ban trong tổ chức, để họ sẽ làm hài lòng nhân viên và sự cống hiến của họ cho doanh nghiệp.
Các nhà quản lý doanh nghiệp tránh xây dựng OKRS dựa trên mong muốn cá nhân, thay vào đó tham khảo các phòng ban/ bộ phận trong công ty.
Một okrs khoa học thường có hình dạng như một kim tự tháp với trình độ nhân viên, trưởng nhóm, người quản lý để tạo ra một mục tiêu chung
OKR có thể không hiệu quả nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc duy trì các chiến lược hiện tại mà không có bất kỳ thay đổi và đột phá nào trong tương lai.
KPI và OKR nên được áp dụng song song tại doanh nghiệp, đây là hai phương pháp cho các mục đích khác nhau nhưng có sự hỗ trợ lẫn nhau cực kỳ tốt.
Thông thường, KPI sẽ áp dụng cho các doanh nghiệp đã tham gia vào khung, với các chiến lược cụ thể và hệ thống quản lý nguồn nhân lực đầy đủ. Khi áp dụng KPI, cần phải xem xét năng lực của mỗi nhân viên, hãy xem xét liệu họ có sẵn sàng thực hiện các KPI tập hợp hay không
OKR nên được áp dụng trong các doanh nghiệp với mong muốn hướng tới các mục tiêu, tham vọng, cảm hứng, thường là kết quả chính đạt được 60 – 70% cũng được coi là thành công.
Một số câu hỏi phổ biến về OKRS và KPI
- Các doanh nghiệp nên sử dụng KPI hoặc OKRS?
- Bạn có thể kết hợp cả KPI và OKRS không?
- KPI có thể được sử dụng làm kết quả chính trong OKRS không?
- KPI có thể trở thành OKR không?
Các doanh nghiệp nên sử dụng KPI hoặc OKRS?
Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay sử dụng KPI để đo lường và cải thiện hiệu suất của nhân viên. Nhiều doanh nghiệp chi tiêu chi phí lớn để phát triển các mục tiêu KPI cho các doanh nghiệp nhưng kết quả không đạt được như mong đợi.
Trên thực tế, các doanh nghiệp muốn nhanh chóng thay đổi phạm vi kinh doanh của họ, ra mắt sản phẩm, công ty công nghệ, mục tiêu OKRS ngắn hạn là một lựa chọn hoàn hảo hơn. Bởi vì đây là những lĩnh vực yêu cầu R & D (nghiên cứu và phát triển) nhanh chóng thích ứng với thị trường. Đối với các doanh nghiệp có định hướng dài hạn, công việc cần được đo lường hiệu quả theo ngày/ tuần/ quý/ năm sẽ phù hợp hơn với chỉ số KPI.
Bạn có thể kết hợp cả KPI và OKRS không?
Quản lý kinh doanh có nghĩa là đo lường những thứ phù hợp, không phải tất cả, vì vậy KPI là cần thiết. Nhưng để hiểu những gì cần được thực hiện, các nhiệm vụ được sắp xếp để hướng tới tầm nhìn và sứ mệnh, tại thời điểm này, doanh nghiệp cần OKRS.
OKRS không theo dõi mọi thứ, cũng không phải tập trung vào một cái gì đó và từ bỏ những thứ khác. Để thiết lập OKRS một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần đánh giá các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, hãy xác định các khía cạnh mà hiệu suất thay đổi sẽ có tác động lớn nhất, trong khi giữ những thứ khác ở trạng thái ổn định bằng cách giám sát các chỉ số KPI.
KPI có thể được sử dụng làm kết quả chính trong OKRS không?
Có, KPI có thể được sử dụng làm kết quả chính trong OKRS. KPI thường được sử dụng làm cơ sở cho các kết quả chính vì cả hai đều có thể đo lường và định lượng.
KPI có thể trở thành OKR không?
KPI có thể tạo thành một phần của OKR, nhưng họ không thể đứng như thể OKR. Điều này là do OKRS bao gồm các mục tiêu được xác định rõ ràng và kết quả chính.
Để đảm bảo thực hiện thành công các mục tiêu, điều quan trọng là cung cấp tất cả các tài nguyên cần thiết, bao gồm các công cụ, đào tạo, hỗ trợ hoặc hướng dẫn mà nhóm cần để đạt được kết quả mong muốn. Nói tóm lại, OKRS và KPI không phải là vấn đề của điều này hay điều đó. Thay vào đó, cả hai chỉ số này nên được sử dụng song song để đạt được các liên kết và thúc đẩy kết quả. Mặc dù cả hai công cụ đều có lợi ích riêng, hiểu được sự khác biệt giữa chúng và cách họ bổ sung cho nhau sẽ giúp các cá nhân và tổ chức sử dụng hiệu quả.
Giáo sư Nguyễn Lân Dũng là nhà khoa học hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực vi sinh vật học (wiki), với hơn nửa thế kỷ cống hiến cho giáo dục và nghiên cứu. Ông là con trai Nhà giáo Nhân dân Nguyễn Lân, thuộc gia đình nổi tiếng hiếu học. Giáo sư giữ nhiều vai trò quan trọng như Chủ tịch Hội các ngành Sinh học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội và đã được phong tặng danh hiệu Nhà giáo Nhân dân năm 2010.